Pozdravljeni po e-pošti, ki jih preberete
Vsebina
Po podatkih BusinessInsider.com povprečen uslužbenec nameni približno 25% svojega dne za prepiranje po stotinah e-poštnih sporočil. Medtem ko nekateri potrebujejo temeljito etiketo po e-pošti, drugi delajo napake preprosto zato, ker so preobremenjeni z veliko količino komunikacij.
Med iskanjem zaposlitve boste verjetno poslali veliko, veliko e-poštnih sporočil, vključno s spremnimi pismi, zahvalo in sporočili na povezave, povezane z iskanjem zaposlitve.
Vzemite si čas, da se izognete neprijetnim napakam, kot je napačno črkovanje imena nekoga, in ne pozabite pisati opomb, ki bodo prejeli odgovor.
Začnite s profesionalnim pozdravom
Prizadevajte si za jasnost v zadevi. Izberite nekaj neposrednega, ki določa namen e-poštnega sporočila, na primer "čas sestanka spremenjen" ali "hitra poizvedba o vašem predlogu."
Izogibajte se temu, da bi korenček obesil z dražilno ploščico, kot je "Moram vas obvestiti ...", ki poskuša zvabiti branje v odprto e-poštno sporočilo, da pridete po vaši želji. Ljudje se pogosto odločajo, ali bodo odprli e-poštno sporočilo na podlagi zadevne vrstice, zato izberite takšno, ki jasno navaja vaš namen.
Uporabite profesionalni pozdrav. Vključite primeren pozdrav za okoliščine in prejemnika. Nekateri voščila delujejo v e-poštnem sporočilu, vendar se ne uporabljajo v običajnem pismu, medtem ko nekateri pozdravljajo oboje.
Izberite voščilo glede na to, kako dobro poznate osebo, ki ji pišete, in vrsto sporočila, ki ga pošiljate. Če na primer nekomu, ki ga poznate, napišete, je "Hi Jim" primeren. "Spoštovani gospod gospa. Smith" bi bil primeren za prijavo na delovno mesto ali pisanje poslovnega pisma.
Izogibajte se odpiranju e-pošte z "hej", ki zveni zelo neformalno in se na delovnem mestu običajno ne uporablja. Prav tako se izogibajte "Hi folks" ali "Hi fantje", tudi če je narava vašega e-poštnega sporočila ublažena.
Primeri pozdrava
- Spoštovani Ime Priimek(to deluje dobro, če ne poznate spola osebe, ki ji pišete)
- Spoštovano ime(ko pošljete e-pošto nekomu, ki ga poznate)
- Živjo Ime(Ko pošiljate e-pošto nekomu, ki ga poznate)
- Spoštovani gospod/Ms. Priimek
- Spoštovani gospod/Ms. Ime priimek
- Dragi dr. Priimek
- Za koga se to lahko tiče
- Spoštovani vodja človeških virov
- Spoštovani vodja zaposlitve
Po pozdravu uporabite pravilno ločilo. Za bolj uradna e-poštna sporočila uporabite ime podpičje dvopičje. Za ljudi, ki jih poznate ali bolj priložnostno dopisovanje, za pozdravno ime uporabite vejico.
Izogibajte se pogostim napakam
Pri pisanju e-pošte se včasih zgodijo naslednje napake, ko ljudje hitijo, da bi sporočilo hitro odgnali. Vzemite si čas za pregled svojega sporočila in izvedite naslednje korake.
- Dodajte e-poštni naslov zadnji.Če nimate možnosti, da prekličete e-poštno sporočilo, dodajte zadnji naslov, če imate ponavadi hiter prst. Ime prejemnika vstavite samo, če ste prepričani, da je e-pošta pripravljena.
- Izogibajte se stari napaki "odgovori vsem".Ko pritisnete na "Odgovori vsem", glejte s sprožilnim prstom. Razmislite, ali morajo vsi na seznamu res prebrati, kaj imate povedati. Upoštevajte tudi starejša e-poštna sporočila v verigi, ki jih morda ne želite videti na seznamu Odgovori vsem.
- Pojdi na humor. V e-poštnem sporočilu je težko razločiti humor, ker vaš ton ne bo nujno blestel. Brez govorice telesa, izraza obraza ali kadence lahko humor pade ali celo nenamerno užali bralca. Igrajte na varnem in ga pustite zunaj.
- Lektor.Ne delajte napake z mislijo, da bodo ljudje odpuščali napake pri pisanju v neuradnih e-poštnih sporočilih ali da bodo napake dopuščene, če boste tipkali po telefonu. Morda vas bodo strogo presojali po napakah v svojem e-poštnem sporočilu, še posebej, če se razburijo. Ne zanašajte se na črkovalca, ki lahko pogosto izbere napačno besedo za vas. Dobesedno preberite svoja e-poštna sporočila tako kot vsak pomemben dokument. Zlasti vedno preverite in preverite, ali ste pravilno črkovali imena ljudi.
- Ne uporabljajte emojisov ali emotikonov. Vse več je e-poštnih sporočil začelo spominjati na besedilna sporočila. Sporočila na delovnem mestu zdaj včasih vključujejo "palce navzgor" emojise ali nasmejane obraze. Kljub temu, da postajajo vse pogostejši, se izogibajte emojijem in emotikonam v formalni korespondenci. Če vaš e-poštni pozdrav vsebuje priimek osebe, je to zanesljiv znak, da bi morali pustiti emojis in emotikone.
- Ne pozabite, da e-pošta traja večno.Dvakrat premislite, preden pošljete nekaj osebnega ali zaupnega, nekoga odpustijo po e-pošti, koga omalovažijo ali nanje odgovori z jezo. Tudi izbrisana e-poštna sporočila je mogoče obnoviti iz varnostnih kopij podatkov. Te vrste interakcij bi bilo bolje opraviti osebno. Uporabite pravilo 24 ur. Če niste prepričani, ali bi morali sporočilo poslati, počakajte naslednji dan, da se odločite. Še eno dobro pravilo: Ne napišite ničesar v e-poštno sporočilo, ki ga ne bi želeli javno objaviti, na primer v depoziciji ali na družbenih medijih.
