Nasveti o odgovornosti za vodenje projektov
Vsebina
- Nagovorite odgovornost na sestanku Kickoff
- Označite medsebojno povezanost nalog
- Pridobite javne obveznosti za akcijske predmete
- Javno spremljajte akcijske predmete
- Soočite se s slabimi zmogljivostmi
- Po potrebi poostrite težave glede uspešnosti
Odgovornost, ki je ključnega pomena za uspeh vsakega projekta, ne pomeni, da mora vodja projektov varuhljati, upravljati z ljudmi ali brskati za to, da bodo ljudje opravili stvari. Takšne taktike pogosto povzročajo prepire in neprijaznost do vodje projekta. Boljši pristop, ki ga lahko sprejme vodja projekta, namesto da bi bil edina oseba, ki je odgovorna za to, je opolnomočenje celotne ekipe za podpiranje odgovornosti projekta. Tu je šest načinov za povečanje odgovornosti v projektu:
Nagovorite odgovornost na sestanku Kickoff
Srečanje projekta je čas, da se projektna skupina navduši nad projektom in postavi pričakovanja, kako bo projekt tekel. Ključnega pomena je, da se vnaprej postavi odgovornost kot temeljno načelo projekta.
Na srečanju kickoff sponzor projekta in vodja projekta jasno povesta svoja pričakovanja. Pokrovitelj projekta ugotavlja, kako bodo odgovorni za vodjo projektov in kako bo vodja projekta odgovarjal za vse druge.
Odgovornost se tu ne ustavi. Na podlagi teh točk vodja projekta daje članom skupine vedeti, da pričakujejo, da bodo tudi oni prevzeli odgovornost za vodjo projekta. Vodja projekta tudi ugotavlja, kako pričakujejo, da bodo člani skupine odgovarjali drug za drugega. Spodbujamo drug drugega, če vsi člani skupine ohranjajo strokovnost in spoštovanje do drugih.
Te izjave vzpostavljajo jasen sistem odgovornosti. Vodja projekta je na koncu odgovoren za uspeh projekta, a za uspeh projektni vodja pričakuje, da bodo vsi odgovorni in drug drugega odgovarjali.
Označite medsebojno povezanost nalog
Projekti skoraj vedno vključujejo soodvisne naloge. Nekatere stvari se morajo dogajati v zaporedju, da bo projekt uspešen. Ker vodja projektov timu podrobno predstavi projekt, bi moral vodja projektov namerno poudariti, kako se naloge sekajo.
Včasih naloge tečejo sočasno. Lahko se zgodi zaradi nujnosti ali zaradi učinkovitosti. Po opravljeni nalogi se njihovi delovni izdelki uporabijo pri nadaljnji nalogi. Struktura odgovornosti deluje kot v zgornjem primeru. Tisti, ki delajo na naslednji nalogi, so odgovorni za tiste, ki delajo na predhodnih nalogah.
Vodja projekta, ki članom skupine prikazuje, kako se naloge medsebojno povezujejo in kako mora vsak član ekipe narediti dobro delo v korist drugih članov skupine, projektni vodja spodbudi člane skupine, ki drug drugega odgovarjajo.
Če en član ekipe ne more začeti naloge, dokler drug član ekipe ne dokonča svoje naloge, je odvisni član ekipe zainteresiran za uspeh drugega člana ekipe in bo zanj odgovoren za pravočasno in kakovostno izvedbo.
Pridobite javne obveznosti za akcijske predmete
Eden od razlogov, da se vodje projektov sestanejo v skupini, je določitev naslednjih korakov na podlagi napredka projekta. Kadar je mogoče, bi morale stvari potekati po načrtu, ko pa se pojavijo nepričakovane težave, jih je treba rešiti.
Ne glede na to, kdo se strinja z reševanjem vprašanja, mora član ekipe, ki prevzame nalogo, dokumentirati, kaj je treba storiti in do kdaj naj bi ga dokončali.
Akcijsko postavko je treba nato vključiti v beležke sestankov ali v dnevnik akcijskih elementov. Različne filozofije upravljanja projektov to počnejo drugače. Ključno je, da zapišete akcijske elemente za nadaljnjo uporabo.
Javno spremljajte akcijske predmete
Ko se člani skupine zavežejo, se mora celotna ekipa zanašati na opravljeno nalogo. Pisanje teh zavez je odlično, vendar je treba naloge opraviti.
Ko so naloge dodeljene, naj bi vodja projekta nadaljeval in tako zagotovil, da se člani skupine držijo svoje besede. Najboljši del odgovornosti je, da vodje projektov ne smejo biti negativci.
Ko vodja projektov vzpostavi vzdušje odgovornosti, vodja projekta ni treba uvajati nekoga, ki tega ne spremlja. Skupinska dinamika bo poskrbela za razmere. Pritisk vrstnikov lahko deluje pozitivno. Vodja projekta mora samo opozoriti na zadevo in pustiti odgovorni osebi, da spregovori.
Občasno bo vodja projekta morda moral preizkusiti vprašanja, zakaj zaveza ni bila izpolnjena, običajno pa se bo odgovorna oseba pozanimala o napakah, napačnih izračunih ali ovirah in se bo zavezala, da bo dokončala prvotno akcijsko točko in po možnosti za odpravo morebitnih zamud pri delovanju.
Soočite se s slabimi zmogljivostmi
Slaba uspešnost člana projektne skupine je težava, s katero se morajo upravljavci projektov spoprijeti hitro in diplomatsko. Če drugi člani projektne skupine vidijo, da se slabše delovanje prenaša, se bo njihova motivacija zmanjšala in njihova uspešnost se bo verjetno ustrezno zmanjšala.
Kljub temu vodje projektov ne morejo biti z zvočnimi žagami, s katerimi bi rešili slabe izvajalce, če ne izpolnjujejo pričakovanj. Gre za ravnovesje med hitrim ravnanjem s stvarmi in ravnanjem z njimi na humani način.
Slaba zmogljivost sama po sebi ne mine. Tega ni dovoljeno zadržati, vendar morajo vodje projektov zagotoviti slabim izvajalcem čas, da popravijo svoje vedenje, ko so nanje opozorili.
Po potrebi poostrite težave glede uspešnosti
Če ravnanje z osebno slabo uspešnostjo ne deluje, mora vodja projekta zadevo prenesti na nadzornika člana ekipe. Če to ne uspe, bo morda moral posredovati tudi sponzor projekta.
Preden pošljete vprašanje sponzorju projekta, bi moral vodja projekta izčrpati vse druge možnosti. V primeru slabe uspešnosti mora biti vodja projekta natančno določen s pokroviteljem projekta in pripraviti priporočila za rešitev težave.
Če želi vodja projekta na primer svetovati drugemu vodji vodje projekta, mora to povedati vodja projekta. Če želi vodja projekta zamenjati člana ekipe, bi moral takšen zahtevek vložiti vodja projekta. Vodja projekta mora zagotoviti možnosti in poudariti prednosti in slabosti vsake možnosti.
