Kako poslati povratne informacije obrambnim zaposlenim

Vsebina

• 10 nasvetov, ki vam bodo pomagali pri zagotavljanju negativnih povratnih informacij

Povratne informacije so eno najmočnejših orodij v upraviteljevem orodju za krepitev uspešnosti na delovnem mestu.

• Pozitivne povratne informacije se osredotočajo na prepoznavanje in krepitev vedenj, ki spodbujajo visoko uspešnost.
• Konstruktivne povratne informacije - pogosto omenjene kot negativne povratne informacije - so osredotočene na prepoznavanje in spodbujanje sprememb v vedenju, ki škodijo visoki uspešnosti.

Učinkovite povratne informacije so značilne za vedenje (bodisi negativne bodisi pozitivne) in se zagotavljajo čim bližje dogodku. Medtem ko motivirani strokovnjaki cenijo tako pozitivne kot konstruktivne povratne informacije, jih vodje pogosto neprijetno pošiljajo, zlasti karkoli, kar se jim zdi negativno. V anketah in raziskovalnih študijah so menedžerji, ki se borijo z zagotavljanjem konstruktivnih povratnih informacij, zaskrbljeni, da jim ne bo všeč, ali pa se bojijo ustvarjanja incidenta s kritiko.

Z upoštevanjem in izvajanjem predlogov, opisanih v tem članku, lahko vodja odstrani strah pred posredovanjem negativnih povratnih informacij in pogovor spremeni v konstruktiven dogodek.

10 nasvetov, ki vam bodo pomagali pri zagotavljanju negativnih povratnih informacij

1. Dajte svoja čustva pod nadzor. Nočete kritizirati ravnanja nekoga drugega, ko ste jezni ali razburjeni. Če so temperamente vroče, si vzemite čas, da se stvari ohladijo. Čeprav so učinkovite, konstruktivne povratne informacije posredovane čim bližje opazovanemu incidentu, je v primeru, da se razmere zaostrijo, v redu, da sestanek predvidimo za naslednji dan.
2. Nikoli ne pošiljajte negativnih povratnih informacij pred članom ekipes. Poiščite zasebni kraj. Organizirajte sestanek v svoji pisarni ali načrtujte konferenčno sobo za razpravo o povratnih informacijah.
3. Osredotočite se na opazovano vedenje, ne na osebo. Ne pozabite, da je namen konstruktivnih povratnih informacij odpraviti vedenja, ki škodijo visoki učinkovitosti. Če posameznik zazna, da ga osebno napadajo, se bo hitro obrnil v obrambo in izgubila se bo priložnost za smiselno razpravo.
4. Bodite natančni. Učinkovite povratne informacije so posebne. Predlagam, "John, to si zagotovo pokvaril," morda res, vendar John ne pove, kaj je storil narobe. Enako velja za Marijo, da zamuja prepogosto delati. Namesto tega opišite zelo specifično vedenje in ugotovite njegove poslovne posledice. Na primer: "Mary, ko zamujate na izmeno, od nas zahteva, da zadržimo nekoga iz prejšnje izmene. Zaradi tega moramo plačati nadure; vaš sodelavec neprijetno pomaga in lahko zmanjša kakovost, če ne razume vaše posebne službe. Naredite ti razumeš?"
5. Bodite pravočasni. Če ste ob letnem pregledu uspešnosti že kdaj prejeli dolg seznam negativnih povratnih komentarjev, razumete, kako vreden je ta vložek dolgo po tem. Povratne informacije vseh vrst je treba dati čim prej po prireditvi.
6. Ostani miren. Ne glede na to, kako razburjeni ste, nikoli ne splača izgubiti nadzora nad svojimi čustvi. Kot je navedeno zgoraj, če potrebujete čas, da zberete svoja čustva, odložite razpravo za nekaj ur ali kvečjemu na dan. Spomnite se, da je namen povratnih informacij spodbuditi izboljšanje in pristopiti k razpravi s to pozitivno naravnanostjo.
7. Ponovno potrdite svojo vero v osebo. Okrepi tretji korak, toda tu jim poveš, da še vedno verjameš vanje kot osebo in njihove sposobnosti; le njihovo predstavo želite, da se spremenijo. Recite nekaj takega, kot ste "dober predstavnik za stranke, zato sem prepričan, da vidite potrebo po bolj potrpežljivosti do strank."
8. Nehajte govoriti in povabite drugo stran, da sodeluje. Ko ste osebi povedali, katere konkretne so bile nedavne akcije, in zakaj, nehajte govoriti. Dajte drugi osebi, da odgovori na vaše izjave in postavi pojasnitev.
9. Določite in se dogovorite za obojestransko sprejemljiv akcijski načrt. Dogovorite se, kakšna bodoča uspešnost je primerna za zaposlenega. Če obstajajo določene stvari, ki jih mora zaposleni začeti početi, ali mora prenehati, se prepričajte, da so jasno opredeljene. Če morate kaj storiti, se morda o tem dogovorite tudi za dodatno usposabljanje zaposlenega.
10. Določite čas za spremljanje.Določitev jasnega datuma in časa za pregled ukrepov in izboljšav je pomemben del povratnih informacij. Vzpostavlja odgovornost in povečuje verjetnost izboljšanja uspešnosti.

In ne pozabite, da potem, ko ste posredovali konstruktivne povratne informacije in se dogovorili o načrtu reševanja in spremljanja, nadaljujte z delom. Ne prilagajajte se slabi volji do zaposlenega, ker so se zmotili. Ne puščajte nad njimi strahu, da bi lahko naredili še eno napako. Spremljajte njihovo uspešnost kot vsi zaposleni, vendar ne obsedite.