Kako organizirati svoje papirje

Vsebina

• Uvod
• Zberite svoje dokumente
• Kategorizirajte
• Ločeni vitalni dokumenti
• Podvojite denarnico
• Ustvarite preprost sistem za vlaganje
• Tekoče vzdrževanje

Večina ljudi o pomembnem dokumentu ne razmišlja, dokler ga ne potrebujejo. Če so vaši papirji razporejeni povsod in nimate osrednjega organizacijskega sistema v domači pisarni, lahko za iskanje stvari zapravite veliko časa in energije. Lahko celo kaj izgubite.

Uvod

Z nekaj preprostimi koraki lahko uredite svoje pomembne papirnate dokumente: Potrebovali boste majhno omarico za vložitev z dvema predaloma ali prenosno visečo škatlo datotek, viseče datoteke v šestih različnih barvah, manile na tretjem mestu, mape z zgornjim zavihkom in izbirni ognjevarni sef. Lahko pa kupite večje vložke za vezivo in jezičke. Zdaj ste pripravljeni za začetek.

Zberite svoje dokumente

Preden lahko organizirate vse svoje pomembne dokumente, jih morate poiskati. Včasih je lažje reči kot narediti. Preverite predale domače pisarne in papirje, zložene na vaši mizi ali mizi. Preverite gomile papirja, s katerimi se zastirajo kuhinjski pulti, pa tudi kuhinjski predali in košare. Oglejte si svoj spalnik in nočno omarico za spalnico. Nenazadnje preverite, da so v torbici ali aktovki pomembni dokumenti, ki jih po naključju nosite.

Kategorizirajte

Najpomembnejši dokumenti sodijo v eno od naslednjih šestih kategorij. Vse zbrane dokumente razvrstite na naslednji način:

1. Domača in nepremičninska evidenca: Hipoteka, premoženjska razmerja, projekti za izboljšanje stanovanja in prejemki, priročniki in garancije za naprave, informacije o davku na nepremičnine, police zavarovanja doma in priročniki
2. Samodejni zapisi: Naslovi, evidenca vzdrževanja, zavarovalne police in informacije, podatki o posojilu in evidence o plačilih
3. Zdravstveni zapisi: zavarovalne police, priročniki za zdravstveno zavarovanje, razlage zdravstvenih ugodnosti, zdravniški računi, seznami receptov, fleksibilne informacije o računu porabe, zdravstveni prejemki, medicinske smernice, življenjske police
4. Finančni zapisi: Bančne izkaze, davčne napovedi, evidence o odbitku davkov, evidence naložb, evidence posojil, izpiske kreditnih kartic
5. Elektronski zapisi: Pogodbe in priročniki za mobilne telefone; potrdila o prodaji in garancije za računalnike, prenosnike in tablične računalnike; kabelski in internetni načrti in računi; potrdilo o prodaji in priročnik za prodajo brezžičnega usmerjevalnika
6. Osebni zapisi: Rojstni list, poročni list, ločitveni list, dokumenti o skrbništvu, podatki o socialni varnosti, evidenca imunizacije, potni list, evidenca vojaške službe, krstne in potrditvene evidence, oporoke, pogrebni načrt in podatki o pokopališču. Te bi morali imeti za vsakega družinskega člana. Če imate hišne ljubljenčke, lahko v to kategorijo vključite tudi njihove pomembne dokumente, kot so podatki o veterinarstvu in cepivih.

Ločeni vitalni dokumenti

Večina vaših pomembnih dokumentov je lahko shranjena v običajni omari ali v prenosni viseči datoteki. Nekatere pa je treba resnično hraniti v ognjevarnem sefu ali v zunanjem prostoru za shranjevanje, kot je sef.

Vitalni dokumenti so tisti, ki bi jih bilo težko nadomestiti ali zamudno. Lahko vsebujejo občutljive osebne podatke, ki bi jih lahko ukradli tatovi identitete, če bi bili ukradeni. Medtem, če bi vaš dom uničil požar ali poplava, bi želeli, da ti vitalni dokumenti ostanejo nedotaknjeni.

Za večino ljudi bi bili naslednji dokumenti pomembni: podatki o socialni varnosti, rojstni listi, zavarovalne police in kontaktni podatki zastopnika, oporoke, premoženjski dokumenti, naslovi avtomobilov, potni listi in vsaka pogodba ali dogovor, ki zahteva izvirno podpisovanje.

Naredite glavni seznam vseh vitalnih dokumentov, ki jih postavite v svoj ognjevarni sef ali v možnost zunanjega shranjevanja.

Podvojite denarnico

Večina nas vsak dan v svoji denarnici nosi kritične informacije in bi bile resno neprijetne, če bi jih izgubili ali ukradli.

Naredite kopije vozniškega dovoljenja, kartice darovalcev organov, izkaznice zdravstvenega zavarovanja, članske izkaznice za telovadnico, knjižnico, programe zvestobe trgovin, klubov skladišč itd., In kar je najpomembneje, vse kreditne in debetne kartice (kopija spredaj in nazaj). Te kopije hranite skupaj z drugimi pomembnimi papirnatimi dokumenti.

Ustvarite preprost sistem za vlaganje

Čim preprostejši je sistem vložitve, tem večja je verjetnost, da ga boste uporabljali dosledno. Vzemite vsako kategorijo pomembnega dokumenta in mu dodelite visečo barvo datoteke:

• Domača in nepremičninska evidenca
• Samodejni zapisi
• Zdravstveni zapisi
• Finančni zapisi
• Elektronski zapisi
• Osebni zapisi

V sistem za shranjevanje dodajte ustrezno število visečih datotek za število dokumentov, ki jih imate v vsaki kategoriji.

Uporabite manilske mape in ustvarite mapo za vsak posamezen dokument znotraj vsake kategorije. Mape postavite v ustrezen barvni odsek.

Če ste kupili veliko vstavke za vezavo in zavihek s tremi obroči, zavihke označite z enakimi imeni zapisov, vse dokumente izvrtajte in jih organizirajte. Če papirji ne morejo biti luknjani, jih namestite v mapo in namesto tega luknjo prebodite.

Če papirologija ni vaša stvar, je to morda trenutek sprostitve. Vse te dokumente lahko optično preberete, jih shranite na trdi disk in nato natisnete izvirnike.

Toda uporabite svojo lastno presojo, saj je nekaj papirja bolje shraniti. Hranite izvirnike vseh vitalnih dokumentov. Uporabite svojo najboljšo presojo o ostalih. Večina finančnih institucij je vesela, ko greste brez papirja.

Tekoče vzdrževanje

Ko so vaši pomembni dokumenti organizirani, jih hranite tako. Vsak mesec, ko plačujete račune, vložite vse nove dokumente v ustrezen razdelek sistema za vložitev. Hkrati poiščite vse dokumente, ki ste jih med mesecem odstranili iz sistema, ki morda še niso v sistemu za vlaganje. Ponovno jih vložite. Vsaj dvakrat letno preglejte dokumente v sistemu arhiviranja, da preverite, ali jih je mogoče očistiti. Dober urnik, ki ga je treba upoštevati, je prvo koledarsko leto in konec vsakega šolskega leta.

Z malo truda lahko z organizacijo svojih pomembnih papirnatih dokumentov izkoristite dolgoročne koristi in prihranite čas.