Pomembne predstavitvene spretnosti za uspeh na delovnem mestu

Vsebina

• Kaj so predstavitvene spretnosti?
• Faze predstavitve
• Vrste predstavitvenih veščin
• Analitični
• Organizacija
• Nebesedna komunikacija
• Predstavitvena programska oprema
• Javno nastopanje
• Raziskave
• Verbalno sporazumevanje
• Pisanje
• Več predstavitvenih veščin
• Kako narediti svoje spretnosti

Ne glede na to, ali ste vodilni ali administrativni pomočnik, je razvijanje predstavitvenih sposobnosti eden ključnih načinov za zaposlitev v pisarni. Vodje sprejemajo odločitve na podlagi informacij, ki jih delijo v obliki predstavitve, in skoraj nobeno podjetje ne premisli, ne da bi prej videlo prepričljivo predstavitev.

Vse predstavitve ne potekajo na uradnem sestanku. Številne predstavitvene spretnosti so pomembne za posvetovanja ali prodajne klice.

Za vsakega pisarniškega uslužbenca je pomembno vedeti, kateri koraki so v ustvarjanju učinkovite predstavitve in katere predstavitvene sposobnosti so za delodajalce najbolj pomembne.

Poudarjanje teh veščin vam bo pomagalo tudi, da boste med iskanjem zaposlitve izstopali.

Kaj so predstavitvene spretnosti?

Predstavitvene veščine se nanašajo na vse lastnosti, ki jih potrebujete za ustvarjanje in predstavitev jasne in učinkovite predstavitve. Čeprav je tisto, kar ste povedali med predstavitvijo, pomembno tudi, da lahko ustvarijo podporne materiale, kot so diapozitivi. Vaš bodoči delodajalec bo morda želel, da kolegom posredujete sezname in poročila, izvedete vadbe, predstavite informacije strankam ali opravite poljubno število drugih nalog, ki vključujejo govor pred občinstvom.

Vodenje zavzemajočih in enostavno razumljivih pogovorov je pomemben sestavni del močnih spretnosti ustnega komuniciranja, ki so zahteva za delo na številnih položajih.

Faze predstavitve

Vsaka predstavitev ima tri faze: pripravo, dostavo in spremljanje. Vse predstavitvene spretnosti ustrezajo eni od teh treh faz.

Priprava vključuje raziskave in gradnjo predstavitve. To lahko pomeni oblikovanje celotnega besedila (ali vsaj pisanja opomb) in ustvarjanje poljubnih diapozitivov in drugih podpornih vizualnih / zvočnih materialov. Prepričati se boste morali tudi, da je primerno prizorišče na voljo in pravilno nastavljeno vnaprej in da bo projektor deloval (če ga boste potrebovali) in se povezal s prenosnikom. Prav tako boste želeli prakticirati svojo predstavitev tolikokrat, kot je potrebno, da se boste lažje predali z lahkoto in zaupanjem v času, ki je namenjen predstavitvi.

Spretnosti, povezane s pripravo, vključujejo:

• Izvajanje raziskav, povezanih z vašo predstavitveno temo
• Oblikovanje grafikonov in grafov, ki prikazujejo vaše raziskave
• Spoznavanje vaše publike, da bolje predstavi predstavitev njihovim potrebam
• Ustvarjanje digitalnih diapozitivov
• Razčlenitev predstavitve na dele razumne dolžine
• Učinkovita uporaba statističnih podatkov za prepričevanje občinstva
• Vključuje konkretne primere in zgodbe za ponazoritev točk in ohranjanje pozornosti publike
• Priprava izdaj ali digitalnih referenc, tako da občinstvo ni preokupirano s pisanjem zapiskov
• Učinkovito spodbujanje predstavitev za ustvarjanje ustrezne publike

Dostava je del, ki ga publika vidi. Dobra dostava je odvisna od skrbne priprave in samozavestne predstavitve in zahteva svoj poseben nabor spretnosti.

Spretnosti, povezane z dostavo, vključujejo:

• Odprto odprtino za pogovor
• Zagotovite povzetek, kaj bo zajeto za uvedbo predstavitve in kontekst
• Uporaba govorice telesa in očesa za prenos energije in samozavesti
• Zaustavitev, da poudarim ključne točke
• Moduliranje vokalnega tona za poudarek
• Jasno in gladko se artikulira
• Vbrizgava humor
• Govori z navdušenjem in animacijo
• Projekcijsko zaupanje
• Povzemanje ključnih točk ob zaključku
• Vprašanja za razjasnitev točk

Spremljanjevključuje pravilno razčlenitev in shranjevanje katere koli opreme, navezovanje stikov s člani občinstva, s katerimi ste se dogovorili za nadaljnjo komunikacijo, ter zbiranje, zbiranje in analiziranje povratnih informacij. V nekaterih predstavitvah lahko zbirate informacije od članov občinstva - na primer imena in kontaktne podatke ali izpolnjene ankete -, ki jih morate tudi organizirati in shraniti.

Spretnosti, povezane z nadaljnjim spremljanjem, vključujejo:

• Izdelava obrazca za ocenjevanje, da bi od udeležencev zahtevali povratne informacije
• Tolmačenje povratnih informacij iz ocen in spreminjanje vsebine in / ali dobava za prihodnje predstavitve
• Organiziranje baze udeležencev za prihodnje predstavitve
• Anketiranje ključnih udeležencev za pridobitev dodatnih povratnih informacij
• Pošiljanje predstavitvenih diapozitivov udeležencem

Vrste predstavitvenih veščin

Analitični

Najboljši predstavniki nenehno izboljšujejo svoje znanje. Če želite izboljšati, morate biti sposobni pošteno pogledati svojo uspešnost, oceniti povratne informacije in ugotoviti, kaj morate storiti, da izboljšate. To zahteva analitično razmišljanje.

Še pomembneje je, da morate dobro razumeti informacije, ki jih boste sporočili drugim. Morate analizirati svojo publiko in biti pripravljeni na hitro razmišljanje, če vam zastavijo vprašanja, zaradi katerih lahko dokažete, da ste v celoti seznanjeni z gradivom in njegovimi posledicami.

• Občutljivost problema
• Poročanje
• Anketiranje
• Optimizacija
• Predvidevno modeliranje
• Reševanje problema
• Prestrukturiranje
• Strateško načrtovanje
• Integracija
• Upravljanje procesov
• Neprestano izboljševanje
• Diagnostika
• Seciranje
• Ocenjevanje
• Obsodba

Organizacija

Nočeš biti oseba, ki polovico svojega časa za predstavitev porabi za iskanje kabla, s katerim bi svoj prenosnik povezala s projektorjem. Številne stvari se lahko narobe zgodijo tik pred predstavitvijo in verjetno bodo, če niste organizirani.

Priprava predstavitve pomeni tudi spremljanje opomb, informacij in čas začetka / zaustavitve.

Predstavitev, ki je končana v polovici odmerjenega časa, je problematična, prav tako tudi predolga.

Končno boste želeli lektorirati in natančno prilagoditi vse materiale, ki jih nameravate uporabiti za predstavitev.

• Načrtovanje dogodkov
• Revizija
• Primerjalna analiza
• Prednostna naloga
• Vodenje evidence
• Načrtovanje
• Pozornost do detajlov
• Hitro razmišljanje

Nebesedna komunikacija

Ko se pogovarjate s publiko, je lahko način, kako se predstavite, prav tako pomemben kot predstavitev vaših podatkov. Želite videti samozavestno in privlačno. To lahko storite z dobro držo, uporabo gest rok in vzpostavljanjem očesnega stika s publiko. Svojo neverbalno komunikacijo prakticirajte tako, da snemate vaje in pozorno opazujete govorico telesa.

• Aktivno poslušanje
• Ležaj
• Poze
• Samozavest
• Čustvena inteligenca
• Spoštovanje
• Olajšanje skupinske razprave
• Zavedanje o etnični, politični in verski raznolikosti

Predstavitvena programska oprema

Microsoft PowerPoint je prevladujoča programska oprema, ki se uporablja za ustvarjanje vizualnih pripomočkov za predstavitve. Naučite se dobro uporabljati, vključno s posebnostmi zunaj osnovnih predlog, ki lahko resnično oživijo predstavitev. Tudi če nekdo drug pripravi vaš diaprojekcijo, vam bo pomagal vedeti, kako uporabljati programsko opremo v primeru sprememb v zadnjem trenutku.

• Microsoft Office
• Oblikovanje
• Glavno besedilo
• Google Diapozitivi
• Adobe Presenter

Javno nastopanje

Ko govorite pred živo publiko, se morate pojaviti udobno in privlačno, tudi če niste. To lahko traja več let, včasih pa javni nagovori le niso določeni. Neprijeten predavatelj je izziv za vse. Na srečo se lahko govorno znanje izboljša s prakso.

• Artikulacija
• Zavzetost
• Ocenjevanje potreb občinstva
• Svetovanje
• Obvladovanje težkih vprašanj
• Nadzor nad tesnobo pri uspešnosti
• Spominjanje
• Moduliranje vokalnega tona

Raziskave

Raziskave so prvi korak pri pripravi večine predstavitev in bi lahko segale od večletnega procesa do 20 minutnega spleta, odvisno od konteksta in vsebine. Vsaj vsaj jasno morate postaviti raziskovalna vprašanja, prepoznati ustrezne vire informacij in organizirati svoje rezultate.

• Možganska nevihta
• Sodelovanje
• Analiza velikih podatkov
• Poslovna inteligenca
• Izračun
• Analiza primera
• Vzročna razmerja
• Razvrščanje
• Primerjalna analiza
• Interpretacija podatkov
• Deduktivno sklepanje
• Induktivno sklepanje
• Raziskave iskalnikov

Verbalno sporazumevanje

Javno nastopanje je ena oblika verbalne komunikacije, za dobro predstavitev pa boste potrebovali druge oblike. Konkretno morate znati odgovoriti na vprašanja. Morali bi biti sposobni razumeti vprašanja, ki jih zastavlja vaše občinstvo (tudi če so nenavadna ali slabo izražena), in zagotoviti spoštljive, iskrene in natančne odgovore, ne da bi prihajali iz teme.

• Aktivno poslušanje
• Fokus
• Sočutje
• Obvladovanje težkih vprašanj
• Asertivnost
• Svetovanje
• Potrdilo
• Izgovor

Pisanje

Pisnega scenarija morda ne potrebujete ali ne, vendar morate vnaprej načrtovati, kaj boste povedali, v kakšnem vrstnem redu boste to povedali in na kakšni stopnji podrobnosti. Če lahko napišete koheziven esej, lahko načrtujete predstavitev.

• Slovnica
• Pravopis
• Besedišče
• Lektoriranje
• Gradbeni obrisi
• Delanje zapiskov
• Priključki dokumenta

Več predstavitvenih veščin

• Povzemanje
• Prodaja
• Prepričanje
• Zagotavljanje anekdot za ponazoritev točke
• Humor
• Usposabljanje
• Vaje
• Oblikovanje izročkov
• Prepoznavanje in nasprotovanje ugovorom
• Postavljanje vprašalnih vprašanj, da bi dobili več podrobnosti o določenih vprašanjih
• Prejema kritike brez obrambe
• Ne vzdržujte se prepogostega govorjenja ali motenja drugih
• V pričakovanju pomislekov drugih
• Znanje o izdelku
• Format SWOT analize
• V podporo trditvam z dokazi
• Večjezični
• Pogodbe
• Delo z recenzenti
• Doslednost
• Razvoj in vzdrževanje standardnih operativnih postopkov (SOP)
• Razvoj izjave predloga
• Ustvarjalnost
• Logika
• Ustvarjanje in upravljanje pričakovanj
• Motivacija
• Treniranje

Kako narediti svoje spretnosti

VKLJUČITE ZNANJA V VAŠ REZIME: Če je primerno, lahko te besede omenite v svojem povzetku ali naslovu življenjepisa.

VISOKO SVETLOST V VAŠEM POKLOPNICI: Omenite eno ali dve specifični predstavitveni spretnosti in navedite primere, ko ste te lastnosti pokazali na delovnem mestu.

PRIKAŽITE SVOJE PREDSTAVITVENE VELIKOSTI V INTERVJUU POSLOVANJA:Med postopkom intervjuja boste morda morali predstaviti vzorčno predstavitev. V tem primeru boste te veščine želeli utelešati med predstavitvijo. Na primer, želeli boste pokazati svoje sposobnosti ustnega sporazumevanja tako, da skozi predstavitev jasno in jedrnato govorite.