Kateri podatki se hranijo v zdravstvenih kartonih zaposlenih?
Vsebina
Zdravniški karton zaposlenega je shramba za vse, kar ima opravka z zdravjem, zdravstvenimi koristmi, dopustom, povezanim z zdravjem zaposlenega, in izbiro ugodnosti in kritjem za zaposlenega. Delodajalec vodi zdravstveni karton posebej za vsakega zaposlenega. Vsebina teh datotek se nikoli ne meša z nobeno drugo datoteko zaposlenih, na primer s kadrovsko datoteko.
Ker zdravstvena kartoteka vsebuje občutljive in zaupne podatke, mora prebivati na varnem, zaklenjenem in nedostopnem mestu. Datoteka, v kateri so zdravstveni kartoni zaposlenih, naj se tudi zaklene, kadrovsko osebje pa naj ima edine ključe. Dostop do zdravstvenih kartotek zaposlenih je omejen samo na osebje za človeške vire.
Zakon o prenosljivosti zdravstvenega zavarovanja in odgovornosti iz leta 1996 (HIPAA) od delodajalcev zahteva, da zaščitijo zdravstveno dokumentacijo zaposlenih kot zaupno; zdravstveno dokumentacijo je treba hraniti ločeno in ločeno od drugih poslovnih evidenc. Nikoli ne hranite zdravstvenih kartotek zaposlenih v splošnem osebnem spisu zaposlenega.
Zaradi zaupnosti informacij morajo biti evidence ločene od datotek, do katerih lahko dostopajo zaposleni, kot so nadzorniki ali upravniki. (Pravzaprav je to priporočljivo tudi za osebne datoteke na splošno - omogočite samo kadrovskim osebjem.)
Vsebina zdravstvenega kartona zaposlenih
To so vrste predmetov, ki jih je treba varno shraniti v zdravstveno kartoteko zaposlenega. Če dvomite, se zmotite pri varovanju medicinsko povezanih podatkov svojih zaposlenih.
- Vloge in obrazci za zdravstveno zavarovanje
- Vloge in obrazci za življenjsko zavarovanje
- Imenovane informacije o upravičencu
- Vloge za katero koli drugo ugodnost zaposlenega, ki bi lahko zahtevala medicinske informacije, kot je zavarovanje vida
- Prošnje za plačano ali neplačano zdravstveno odsotnost
- Poročilo o družinskih zdravstvenih in dopustnih zakonih (FMLA) in z njimi povezane prijave in dokumenti
- Dokumentacija FMLA, ki jo je podpisal zdravnik
- Dokumentacija o boleznih družinskega člana ali otroka, za katere zaprosite za čas FMLA za stalno oskrbo
- Medicinsko povezana dokumentacija o dopustu za zaposlene, ki ne izpolnjujejo pogojev za prosti čas FMLA
- Zdravnikovi pregledi, opombe, dopisovanje in priporočila
- Medicinsko povezani izgovori za odsotnost ali zamudnost zdravnika
- Omejitve za medicinsko delo z dokumentacijo zdravnika, ki ga priporoča
- Poročila o nesrečah in poškodbah, vključno z dokumenti, ki jih zahteva OSHA
- Poročila delavcev o odškodninah za poškodbe ali bolezni
- Vsak drug obrazec ali dokument, ki vsebuje zasebne zdravstvene podatke o zaposlenem
Če boste te datoteke hranili zaupno, vam bodo zaposleni zaupali in podprli boste duh in pomen zakona.
Upoštevajte, da zagotovljeni podatki, čeprav so verodostojni, ne zagotavljajo točnosti in zakonitosti. Spletno mesto prebere svetovno občinstvo, zakoni in predpisi o zaposlovanju pa se razlikujejo od države do države in od države do države. Prosimo, poiščite pravno pomoč ali pomoč iz državnih, zveznih ali mednarodnih vladnih virov, da se prepričate, da so vaše pravne razlage in odločitve pravilne za vašo lokacijo. Te informacije so za smernice, ideje in pomoč.
