Naloge upravljanja srečanj pomagajo izboljšati storilnost

Vsebina

• Ključ za upravljanje sestankov - stojalo PAT
• Začnite srečanja pravočasno
• Naj bo sestanek na temo
• Hranite in distribuirajte beležke / zapisnike o sestankih
• Spodnja črta

Veliko delovnega življenja preživimo na sestankih. V mnogih primerih slabe prakse upravljanja sestankov vodijo k neproduktivni uporabi časa udeležencev. V povezanem članku ponujamo smernice o pretvorbi petih scenarijev skupnih srečanj v produktivne dogodke. Tu so dodatne ideje za podporo krepitvi uporabnosti, produktivnosti in učinka sestankov.

Ključ za upravljanje sestankov - stojalo PAT

Nekateri menedžerji zaposlujejo P.A.T. pristop do sestankov, ki zahteva a Purpose, an Agenda in a Timeframe. Oborožitev udeležencev s temi kritičnimi kontekstnimi točkami pred sejo zagotavlja, da se bodo ljudje prikazali pripravljeni na sodelovanje in podprli splošno namero srečanja. Jasna P.A.T. oris pomaga zagotoviti produktivno sejo.

Namen srečanja bi morali opredeliti v največ 1 ali 2 stavkih. "Na tem srečanju naj bi načrtovali novo trženjsko kampanjo" ali "ta sestanek je preučiti novo politiko pošiljanja za obdelavo donosov." Namen pomaga vsem zagotoviti, zakaj so tam, kaj je treba storiti in kako usmeriti napredek in si prizadevati za zaključek.

Določite dnevni red. Seznam predmetov, ki jih boste pregledali / razpravljali / pregledali. Vsaki točki dnevnega reda želimo dodeliti rok (glej spodaj) in določiti osebo, ki je odgovorna za moderiranje razprave. Nastavite časovni okvir; vsaj določite čas začetka in konca. Priporočamo tudi določitev trajanja za vsako točko dnevnega reda. Te bi morale vsebovati skupni časovni okvir sestankov.

Začnite srečanja pravočasno

Če delate v eni od tistih kultur, kjer se ljudje srečujejo vse do pet ali deset minut po načrtovanem začetnem času, je čas, da začnete nov trend. Ena družba spodbuja svoje vodje, naj zaprejo vrata ob predvidenem času začetka, tisti, ki zamujajo, pa se ne morejo udeležiti. Čeprav je to morda bolj drakonsko, kot si želite ukrepati, ne bi smeli imeti težav, da bi sestanek uredili, pregledali namen in potrdili pričakovanja in čas.

Ne čakajte, da se prikažejo neznanci. Ko nekdo pride pozno, se ne vrnite in ne pregledajte, kar je že bilo zajeto. Nadaljujte s temami srečanj. To bo neznanca za nadlegovalca in izboljšalo možnosti, da bodo na naslednji sestanek pravočasno prispeli.

Če se organizator / sponzor srečanja ne prikaže pravočasno, razmislite o odpovedi in se vrnite na delo. Pet do sedem minut čakalne dobe je smiselno. Kvota je, da je organizator srečanja naletel na nepričakovane težave in bi raje, da ne izgubljate časa, da ga čakate.

Naj bo sestanek na temo

Dobra praksa je, da nekomu dodelite vlogo, da med sestankom spremlja vse. Prepogosto se razprave pretakajo in nato razgradijo na vrtinec mnenj, idej, dejstev in čustev. Namesto tega dodelite vlogo in vse prisotne obvestite, da bo ta posameznik posredoval, če in ko razprava odstopi od dnevnega reda in posebne točke razprave. V nekaterih podjetjih se ta vloga omenja kot "prometni krivec", v drugih pa "ohranjanje tem." Ne glede na oznako je vloga izredno koristna pri krepitvi učinkovitosti in produktivnosti vaših srečanj.

Če se pojavijo dodatne teme, ki so zunaj dnevnega reda, vendar so pomembne za razpravo, jih je treba jasno zajeti in postaviti na "parkirišče" za nadaljnjo obravnavo in razpravo ali za diskretni sestanek. Lastnik sestanka si pridržuje pravico do manjše razsodne razprave, če podpira splošni namen sestanka.

Hranite in distribuirajte beležke / zapisnike o sestankih

Nekdo, ki ni organizator sestanka, naj vodi zapisnik sestanka. Dober posnetek zapisnika bo vseboval:

• Čas srečanja, datum, lokacija
• Opis namena
• Kopija dnevnega reda
• Seznam udeležencev in seznam tistih, ki se jih ni udeležil
• Podroben povzetek zaključkov, akcijskih postavk, odgovornosti in datumov dokončanja. Mnogi zapisniki uporabljajo dnevni red kot vodilo za seznam sklepov in ukrepov.
• Načrtovani nadaljnji sestanek, če bo resnično potreben.

V idealnem primeru razdelite zapiske sestanka čim prej po zaključku sestanka in absolutno v enem delovnem dnevu. Zapisniki in zapiski so pomemben opomnik za udeležence, pa tudi kot vir informacij za druge zainteresirane strani ali za tiste, ki so sejo zamudili. Minute so odlično orodje, s katerim lahko opomnimo ljudi in skupine na njihova predana nadaljnja dejanja.

Spodnja črta

Mogoče je, da bo srečanje prineslo pozitiven rezultat, pomagalo pri poganjanju projektov in ljudi naprej, samo na to ne računajte. Nekaj ​​skrbnosti in namerne krepitve tehnik upravljanja srečanj bo izboljšalo vaše možnosti za doseganje odličnega rezultata.