Seznam spretnosti in odgovornosti Office Assistant

Video.: Excel Pivot Tables from scratch to an expert for half an hour + dashboard!

Vsebina

Odgovornosti za delovno mesto pomočnika Officea
Kako uporabljati sezname spretnosti
Najboljše spretnosti pisarniškega pomočnika

Delovna mesta pisarniških asistentov (podobna osebnim asistentom) lahko najdemo v vseh panogah in imajo precej velik nabor znanj. Pisarniški pomočniki so včasih znani kot tajniki ali administrativni pomočniki, vendar je tisto, kar počnejo, pomoč pri delovanju urada. Ne glede na to, ali pisarna pripada odvetniški pisarni, zdravstveni praksi, izobraževalni ustanovi ali korporaciji, so potrebe podobne; nekdo mora vložiti zapise, vzdrževati urnike in skrbeti za rutinsko komunikacijo v imenu ljudi, ki uporabljajo pisarno. Da bi bil lahko nekdo ti.

Odgovornosti za delovno mesto pomočnika Officea

Medtem ko so položaji pisarniškega pomočnika na splošno podobni drug drugemu, je delo še vedno spremenljivo - le razlikuje se iz dneva v dan in ne od pisarne do pisarne. Danes boste morda delovali kot receptor, jutri boste morda potrebovali popravilo tiskalnika, naslednji dan pa boste morali pripeljati celotno omaro v enaindvajseto stoletje. Za uspeh boste potrebovali zelo širok nabor spretnosti

Pisarniški pomočniki so med velikimi neuslišanimi junaki poslovnega sveta, saj ko svoje delo opravljate pravilno, nihče ne opazi - zdi se, da pisarna deluje sama. Toda nekateri uživajo v hitrem, a hkrati prilagodljivem delu, občutek, da so v središču vsega. In dober sekretar lahko še vedno najde delo skoraj kjer koli, v kakršni koli organizaciji.

Kako uporabljati sezname spretnosti

Te sezname spretnosti lahko uporabljate skozi celoten postopek iskanja zaposlitve. Prvič, imena teh veščin delujejo kot ključne besede, zato jih pri pisanju življenjepisa uporabite čim več. Ne zanašajte se na najem nadzornikov, da ugotovijo, da imate tisto, kar hočejo, in jim to neposredno povejte.

Drugič, te iste ključne besede lahko uporabite v spremnem pismu. Osredotočite se predvsem na tiste, za katere vas najbolj skrbi potencialni delodajalec. Morali boste opraviti svoje raziskave, saj so službena pomočnika pisarn pogosto podobna, najem nadzornikov pa se razlikuje glede na njihove prioritete. Opis delovnega mesta bo verjetno vseboval seznam potrebnih znanj. Bodite pozorni na to.

Končno lahko to razpravo uporabite za načrtovanje intervjuja. Prepričajte se, da ste pripravili vsaj en primer za čas, ko ste demonstrirali spretnosti iz vsake kategorije, ki je navedena tukaj.

Prav tako lahko pomaga pregled naših seznamov spretnosti, ki so navedeni po delovnih mestih in vrstah veščin.

Najboljše spretnosti pisarniškega pomočnika

Spretnosti komunikacije: Za pisarniško pomočnico je komunikacija ključnega pomena. Morali boste sodelovati s svojim nadzornikom, sodelavci v pisarni, strokovnjaki, ki jim pomagate, in morda strankami ali ljudmi v drugih pisarnah iste organizacije. Vsi delate kot ekipa in ste njeno glavno komunikacijsko središče. Vsak dan boste morali biti veseli, ustrežljivi, dobro obveščeni, artikulirani in dober poslušalec.

Odgovorite na telefone
Odnosi s strankami
Komuniciranje
Posredovanje telefonskih klicev
Sporočilo
Usmerjanje telefonskih klicev
Stikalna plošča
Telefon
Verbalno sporazumevanje

Pisne komunikacijske spretnosti: Večina pisarniških pomočnikov veliko piše. Lahko napišejo opombe, izpolnijo obrazce ali pripravijo pisma ali e-poštna sporočila. Nekateri ustvarjajo vsebino za spletno mesto podjetja ali urejajo besedilo za druge. Jasna, profesionalna pisna komunikacija je nujna.

Dopisovanje
E-naslov
Pošta
E-pošta
Vtipkavanje
Obdelava besedil
Pisno sporočilo

Prijaznost: Pisarniški pomočnik je lahko prva oseba, ki jo stranka vidi ob vstopu v pisarno. Če trenutno ni navzoč glavni prebivalec pisarne, je pisarniški pomočnik edina oseba, s katero obiskovalec komunicira. Vsak obiskovalec moraš biti pripravljen pozdraviti z nasmehom in prijazno besedo ter jim pomagati pri vsem, kar potrebujejo, kolikor lahko. Dobre medosebne spretnosti so torej nujne.

Storitev za stranke
Usmerjanje obiskovalcev
Prilagodljiv
Prijazni
Pozdravite goste
Medosebno
Pozitiven odnos
Zanesljivost
Dobrodošli obiskovalci

Tehnološke spretnosti: V starih časih so sekretarji veliko tipkali. Časi so se spremenili in tudi tehnologija, vendar pisarniški pomočniki še vedno lahko pričakujejo, da bodo veliko časa preživeli pred tipkovnico. Namesto s pisalnim strojem boste morali poznati svojo pot do različnih programskih aplikacij. Vedeti, kako narediti nekaj lahke tehnične podpore in kako popraviti zamerljiv tiskalnik, tudi ne škodi.

Računalnik
Excel
Internet
Microsoft Office
Microsoft Word
Hitre knjige
Tehnologija

Organizacija: Pisarniški pomočniki morajo biti izredno organizirani, da lahko učinkovito preusmerijo svoje številne naloge. Tudi pri vzdrževanju koledarjev do urejanja pisarne boste morali pomagati organizirati druge ljudi.

Administrativna podpora
Sestanki
Obračunavanje
Koledarji
Klerikalno
Vnos podatkov
Dostava pošte
Elektronski spis
Poročila o odhodkih
Vložitev
Delovanje prednje mize
Delo z denarjem
Pisarniške dajatve
Pisarniška oprema
Inventar za pisarniško oskrbo
Pisarniški material
Podpora za Office
Organizacija
Papirologija
Dostava

Reševanje težav: Reševanje problemov ali spretnosti kritičnega razmišljanja sta pomembni za vsakega pisarniškega pomočnika, saj boste pogosto osebe, s katerimi se srečujejo vprašanja ali težave.