Strokovne smernice za pisanje pisem in e-pošte

Video.: Inside/Out – 1. sezona – kritičarski kružok

Vsebina

Strokovne smernice za pisanje pisem in e-pošte
Kontaktni podatki
Pozdrav
Telo pisma
Zapiranje
Podpis
Kako nasloviti pismo
Oblikovanje korespondence
Navodila za pisanje pisma
Primeri in predloge
Lektoriranje in preverjanje črkovanja

Kateri je najboljši način za pisanje strokovnega pisma - s papirnatim pismom ali e-pošto? Eden res ni boljši od drugega. V nekaterih primerih je smiselno komunicirati po e-pošti, včasih pa boste morda morali poslati tradicionalno tipkano, tiskano in podpisano pismo. Ne glede na to, ali izberete, je pomembno upoštevati najboljše strokovne smernice za pisanje pisem in e-pošte.

E-pošta je hitrejša in enostavnejša, vendar se nekatera e-poštna sporočila nikoli ne odprejo, in odvisno od tega, komu pišete in zakaj pišete, boste morda morali poslati vtipkano in podpisano pismo ali ga celo naložiti na spletu.

Vrsta sporočila, ki ga izberete, je odvisna od tega, s kom komunicirate, in od namena dopisovanja.

Vsa dobro napisana pisma vključujejo več razdelkov. Informacije, ki jih vključite v vsak del in celotna oblika, so odvisne od tega, ali pošiljate vtipkano pismo ali e-poštno sporočilo.

Ključnega pomena je, da poznate različne dele pisma in kaj je treba navesti v vsaki. Prav tako morate vedeti, kako naslavljati in podpisovati tako tipkane kot e-poštne komunikacije. Različni deli pisma so naslednji:

Kontaktni podatki
Pozdrav (pozdrav)
Telo pisma
Zapiranje
Podpis

Kontaktni podatki

Način, kako vključite svoje kontaktne podatke, bo odvisen od načina pošiljanja pisma. V e-poštnem sporočilu bodo vaši kontaktni podatki na koncu sporočila, medtem ko so v pisnem pismu vaši kontaktni podatki na vrhu strani. Tukaj je treba vključiti razdelek s kontaktnimi podatki in vzorce za vtipkana pisma in e-pošto.

Pozdrav

Pozdrav je pozdravni del vašega pisma z besedami "Spoštovani gospod Peterson" ali "Za koga se to lahko tiče". Tu je seznam primerov pozdravnih pisem, ki delujejo dobro za strokovno dopisovanje.

Telo pisma

Vsebina vašega pisma bo vsebovala več odstavkov. Prvi odstavek mora vsebovati uvod in kratko razlago vašega razloga za pisanje. Drugi odstavek (in naslednji naslednji odstavki) bi morali še dodatno razložiti vaše razloge za pisanje. Zadnji odstavek mora bodisi zahtevati ukrepanje od bralca, če ga nekaj zahtevate, ali navesti, kako boste nadaljevali. Bodite prepričani, da pojasnite namen svojega pisma. Bralec bo moral vedeti, kaj iščete in kako vam lahko pomagajo. Če pa ponujate storitve ali pomoč, se prepričajte, da je jasno, kaj lahko ponudite.

Zapiranje

Pismo je zaključeno z izrazom »Lep pozdrav« ali »Lep pozdrav«, ki mu sledi vejica, nato pa vaš podpis, če pošiljate vtipkano pismo. Če pošiljate e-sporočilo, po zaključku preprosto vtipkajte svoje ime.

Podpis

Zaključek vašega pisma je vaš podpis, ki bo v e-poštnem sporočilu vseboval vaše kontaktne podatke.

Kako nasloviti pismo

Pomembno je, da uradno nagovorite posameznika, o katerem pišete, razen če ga zelo dobro poznate.

Oblikovanje korespondence

Zdaj, ko imate v svojem sporočilu vse podatke, ki jih morate vključiti, preglejte standardno obliko, ki jo želite uporabiti za pisma in e-poštna sporočila.

Navodila za pisanje pisma

Naslednji korak je poliranje vašega pisma. Med odstavki in zgornjim in spodnjim delom strani mora biti veliko prostora. Prav tako želite izbrati berljiv, profesionalen slog in velikost pisave. Kaj boste povedali, bo odvisno od razloga, kako pišete, zato ne pozabite, da bo pismo prilagodilo vašemu osebnemu in poklicnemu položaju.

Primeri in predloge

Uporaba predloge je odličen način za začetek lastnega pisma ali e-poštnega sporočila, ker začnete z osnovno obliko. Preprosto vpišite svoje podatke v ustrezen del pisma.

Tudi ogled primerov je koristen, saj boste v svoji korespondenci dobili ideje, kaj povedati.