Kako razviti načrt za zunanje izvajanje
Vsebina
Zaradi številnih razprav o zunanjem izvajanju v medijih se zdi zapleteno, vendar je preprosto. Tudi v svojih domovih si dodelimo številne naloge: kuhanje, vzdrževanje naših travnikov in skrb za otroke, če naštejemo le nekaj. Kadar nimamo časa, osredotočenosti ali veščin, da sami delamo, iščemo nekoga, ki zmore, in nekoga, ki bo delo opravil za ceno, za katero si lahko privoščimo plačilo. Korporacije delujejo enako, čeprav lahko njihove odločitve vključujejo več dejavnikov in odločevalcev.
Proces razvoja
Toda tako kot družine sprejemajo različne odločitve, lahko korporacije osupljivo sprejmejo različne odločitve o zunanjem izvajanju. Ni predloge, ki bi delovala za vsa podjetja, vendar obstaja postopek, ki ga morajo upoštevati vsa podjetja:
Izvedba
V preteklosti številne korporacije morda sploh niso vedele, kaj je zunanje izvajanje. Danes vedo za zunanje izvajanje, vendar se morda ne zavedajo, koliko programov za zunanje izvajanje (in takim, ki so podobni zunanjim), že delujejo: kopijski centri, pisarne, upravljanje objektov, IT in celo deli pravnega oddelka. Zunanje izvajanje morda ne bo rešilo vseh težav, vendar bo učenje prejšnje generacije pogodb opredelilo nove projekte in zagotovilo dragocen vpogled.
Postavljanje ciljev
Če želite uspešno ustvariti zunanji program, morate določiti posebne cilje, na primer zmanjšanje skupnih stroškov podjetja za pet odstotkov, osredotočiti se na učinkovitost posamezne lokacije ali samo pogledati funkcije, ki se izvajajo v eni poslovni enoti. Cilji ne potrebujejo veliko podrobnosti. Ko se bodo vaše izkušnje z zunanjim izvajanjem povečevale, se bodo definicije spreminjale.
Sodelovanje
Udeleženci z mnogih strokovnih področij potrebujejo prispevek k načrtu, preverjanje predpostavk in strokovno presojo. Ko se premaknete iz splošnega načrta na posebne projekte, boste ta postopek ponovili in ustvarili podskupine s še bolj specifičnim znanjem.
Identifikacija
Zdaj, ko imate cilje in strokovnjake za prepoznavanje in razlago informacij, je čas, da določite posebne projekte za vaš zunanji program. Vsako podjetje razvije drugačna merila in ga poganja kultura, tako kot finančna ali operativna analiza, vendar obstajajo skupna merila, ki jih morate upoštevati:
- Prejšnje odločitve: Vaše podjetje se je verjetno že prej odločalo o uporabi nezaposlenih, na primer začasnih delavcev ali pogodb o storitvah. Za podrobnosti sodelujte z javnimi naročniki in svojim PMO (Office Management Office). Oglejte si, kako so obravnavali težave na tem seznamu, in sestavite pridobljene izkušnje.
- Strokovna znanja: Ali opravljate funkcije ali izdelujete izdelke brez zadostnega strokovnega znanja ali imate težave z zadrževanjem menedžerjev? Ali ima sedanje vodstvo načrt za reševanje teh težav? Če ne, bi to lahko bil dober projekt zunanjega izvajanja.
- Kakovost: Tudi če ima funkcijo ljudi s pravimi znanji in izkušene vodje, morda ne boste dobili ravni, ki jo potrebujete. Ali vodja izvaja ankete strank? Kaj kupci pravijo o izdelkih ali storitvah? Razkorak v kakovosti ali pomanjkanje zanimanja za storitve za stranke je še ena od zastav za zunanje izvajanje.
- Cena: Izjemno kakovostna storitev ni nujno dobra vrednost. Kako se vaši stroški primerjajo s konkurenti? Ali funkcija izdeluje mesečna poročila: stroški na enoto, obratovalni stroški, večletna gibanja stroškov? Če ta funkcija ne more izdelati teh poročil, lahko zunanja storitev zagotavlja večjo preglednost vaših operacij.
- Lestvica: Ko boste pregledali celotno podjetje, boste izvedli veliko nepričakovanih odkritij. Ostani zbran! En velik projekt je boljši kandidat za zunanje izvajanje kot številni manjši projekti. Za en sam velik projekt bo potrebno veliko manj upravnih in upravljavskih virov. Vodite izčrpen seznam, vendar izberite le kandidate, ki močno vplivajo na vaš prvi projekt.
- Varnost: Zdaj imate dobro predstavo o potencialnih projektih. Čas je, da jih filtrirate po varnostnih standardih. Varnost je zapletena in sporna tema. Za različne panoge veljajo različni standardi, nekatera podjetja pa so bolj varna od svojih konkurentov. Razumevanje notranjih in industrijskih standardov ter ustrezno omeji zunanje izvajalce projektov. V razprave vključite pravne, IT, korporacijsko varnost, skladnost (če se uporablja) in vse oddelke za "tveganje".
- Prednostna naloga: Vsak element zgoraj (in morda tudi druge značilnosti) mora biti ocenjen, nato pa se vsakemu projektu dodeli skupna "vrednost zunanjega izvajanja". Nedvomno se bo veliko razpravljalo o tem, katere značilnosti so najpomembnejše, če so njihovi rezultati točni in če je treba upoštevati druge značilnosti. Ne bodite presenečeni, če ta postopek traja mesece ali celo leta.
- Komunikacija: V času, ko ste dali prednost potencialnim projektom, ste imeli veliko srečanj in se pogovarjali z veliko ljudmi. Pričakujte, da bodo te razprave javne informacije v oddelkih, ki ste jih usmerili v zunanje izvajanje. Vedno predvidevajte, da bodo te razprave prišle do populacije vaših zaposlenih, pogosto v realnem času. Natančno premišljeno korporativno komuniciranje je treba pripraviti in pripraviti. Nikoli ne dovolite, da bi govorice postale boljši vir informacij kot dejstva.
Izvajanje
Na koncu tega postopka boste imeli svoj začetni načrt zunanjega izvajanja. Med izvajanjem tega načrta je še veliko korakov: potrditev podatkov, ustvarjanje pododborov za posebne projekte, identifikacija prodajalcev, vodenje pilotov, oddajanje naročil ipd. Vendar pa vam razvoj načrta omogoča prve in najpomembnejše korake.
