Povejte svojemu šefu zaupanje z načrtom upravljanja tveganj

Vsebina

• Kaj je upravljanje s tveganji pri upravljanju projektov?
• Načrtovanje upravljanja tveganj
• Postopek upravljanja tveganj v 5 korakih
• 1. korak: Začnite
• 2. korak: Prepoznajte se
• 3. korak: Ocenite
• 4. korak: Načrtujte odzive
• 5. korak: Izvedite

Najboljši vodje projektov imajo popolno zaupanje svojega linijskega vodje in pokrovitelja projekta. Izvajalci, ki stojijo za njihovimi projekti, jim verjamejo, ko menijo, da potrebujejo dodatno financiranje, več sredstev ali pomagajo rešiti težavo.

Ko delate v tveganih situacijah, potrebujete pravi komplet. Kot pohodnik z nahrbtnikom vrvi in ​​dereze, potrebujete tudi orodja za reševanje projektnega tveganja.

Zaupanje vodje v svoj projekt lahko povečate z načrtom upravljanja tveganj. Preprost postopek v petih korakih lahko močno spremeni, kako šef vidi vaš projekt (in vas).

Kaj je upravljanje s tveganji pri upravljanju projektov?

Upravljanje s tveganji pri upravljanju projektov je postopek prepoznavanja, ocenjevanja in odzivanja na projektna tveganja.

Projektna tveganja so stvari, ki lahko vplivajo na projekt (pozitivno ali negativno, vendar ljudje običajno razlagajo tveganje kot dogodke, ki bi negativno vplivali na projekt).

Ne glede na to, ali je vaš projekt velik ali majhen, bo z njim povezano tveganje. Ta tveganja bi lahko pomenila vse od tveganja, da se bo na vaši šolski paradi odcepil, do nevarnosti zvišanja cen na kritično komponento vašega novega vezja.

Projektno tveganje, če se ne upravlja pravilno, lahko oteži uspešno izvedbo projekta. Nenadzorovana tveganja lahko dodajo čas v vaš urnik, vaš čas dela in denar v proračun. Vodje so nervozni zaradi takšnih stvari. Vsemu temu se lahko izognemo z načrtom upravljanja tveganj.

Načrtovanje upravljanja tveganj

Načrt za obvladovanje tveganj je odličen način za povečanje lastnega zaupanja v sposobnost projektne skupine za doseganje - in s tem se poveča tudi zaupanje vodje. Želite, da verjamejo, da to zmorete, in želite, da se zavedajo, kaj vas lahko ustavi pri uspešnem izvajanju projekta. Načrt za obvladovanje tveganj je odlično orodje za to.

In ugani kaj? Začeti je zelo enostavno.

Upravljanje tveganj projekta je preprost postopek v petih korakih. Ne delajmo ga bolj zapleteno, kot mora biti. To je nekaj, kar lahko začnete danes, pripravite se na razpravo na naslednjem sestanku in zaključite, ko nekdo zapisuje zapisnike.

Postopek upravljanja tveganj v 5 korakih

Tako kot pri toliko delih upravljanja projektov je tudi upravljanje s tveganji proces. Pet korakov je:

1. Inicirajte
2. Prepoznajte
3. Ocenite
4. Načrti odzivov
5. Izvajati

Če vam ti izrazi trenutno ne pomenijo veliko, se držite tega - vse bom razložil.

1. korak: Začnite

Najprej v kontekstu upravljanja projektov nastavite kontekst za obvladovanje tveganj.

Tukaj verjetno ni veliko dela, ker bo nekdo v vašem podjetju že pripravil politiko o podjetniškem tveganju in vse, kar morate storiti, je, da ga izsledite. To bo razložilo pristop podjetja k tveganju in morda celo predložilo predloge, ki jih potrebujete. Predloge vam vedno prihranijo službo, zato bodite pozorni tudi na te!

Tudi če nimate politike podjetja o tveganjih, ima lahko nekdo drug, ki upravlja projekte, poleg vas, načrt upravljanja s tveganji, ki ga lahko kopirate. Zakaj izumiti kolo? Če želite prihraniti čas in narediti več, morate znova uporabiti dokumente.

Uporabite tisto, kar ste ugotovili, za izdelavo načrta za obvladovanje tveganja za svoj projekt. To je del vašega celotnega načrta upravljanja projektov in govori o tem, kako boste pristopili k obvladovanju tveganja za svoj projekt.

Če ne veste, kaj bi dali v to, preberite naprej! Naslednji koraki vam bodo omogočili boljšo predstavo o tem, kaj govoriti v načrtu za obvladovanje tveganja.

To izboljša zaupanje z: Pokazati svojemu managerju, da imate pristop k reševanju negotovosti pri svojem projektu in da boste aktivno obvladovali tveganja.

2. korak: Prepoznajte se

Ko imate začrtan pristop, lahko začnete z njim sodelovati.

Zdaj določite tveganja, ki bodo vplivala na vaš projekt. To je vedno le posnetek časa in vaš register tveganj je nekaj, za kar se boste želeli vedno znova vračati, da bi zagotovili tudi kaj novega.

Tveganja lahko prepoznate s kontrolnim seznamom skupnih tveganj, z intervjujem z zainteresiranimi stranmi v projektu (zlasti s težkimi deležniki, saj imajo na splošno veliko povedati o tem, kaj lahko gre narobe), sejami brainstorminga in z uporabo vašega zdrave pameti.

Iščete stvari, ki bi lahko povzročile težave, če bi se kdaj zgodile. (Ne pozabite, da se tveganja še niso zgodila. Težave s projektom so stvari, ki so se že zgodile.)

Kljub temu, da to počnete, zagotovo vključite druge ljudi. Sami ne boste imeli celotne slike in manjkale vam bodo stvari.

Tveganja lahko in mora prepoznati kdor koli. Kot vodja projektov je vaša naloga spodbuditi svoje kolege, da z vami dvigujejo tveganje, tako da lahko kot ekipa naredite nekaj o njih.

Vsa prepoznana tveganja je treba zabeležiti v register tveganj. Če imate v ekipi koordinatorja projekta ali osebo za podporo projektu, potem lahko to storijo. V nasprotnem primeru je to del upravnih nalog, ki jih morate opraviti.

To izboljša zaupanje z: Dokaz, da se zavedate ključnih tveganj, ki lahko vplivajo na vaš projekt, in da imate na voljo sredstva za stalno seznanjanje z novimi tveganji.

3. korak: Ocenite

Tveganja se nato ocenijo na verjetnost in vpliv. Ko ocenjujete tveganje, razmislite, kako verjetno je, da bo prišlo do tega, koliko bi stalo reševanje in koliko časa bi verjetno prispevalo k časovni premici projekta.

Kot nadaljnji ukrep lahko ocenite tudi bližino, kar pomeni, koliko je časovno blizu tveganje, ki se bo verjetno zgodilo. Tveganje z veliko bližino bi se lahko zgodilo kmalu. Tveganje z majhno bližino se lahko zgodi v nekem trenutku v daljni prihodnosti. To vam lahko daje še en dejavnik za določitev prednosti vašega časa in energije, ko gre za obvladovanje tveganj.

To izboljša zaupanje z: Zagotavljanje vodji, da imajo vsi v skupini jasno predstavo, kaj bi se zgodilo, če bi se katero od teh tveganj dejansko uresničilo.

4. korak: Načrtujte odzive

Zdaj smo prišli do mesnatega dela vašega načrta za obvladovanje tveganja. V tem koraku ugotovite, kako obvladovati tveganje, tako da določite ustrezen odziv.

To počnemo, ker do zdaj vse, kar imate, je seznam, kaj bi se lahko zgodilo, da bi svoj projekt v prihodnosti zavrgli in kako velik posel bi bil. Kaj bo želel vedeti vaš vodja naslednji: Kaj boste storili v zvezi s tem?

Na splošno lahko za reševanje projektnega tveganja obravnavate štiri stvari. To so:

• Izogibajte se: Sprejmite ukrepe za preprečitev tega izida.
• Prenos: Prenos odgovornosti na drugo stran, na primer z zavarovalno polico.
• Zmanjševanje: ukrepajte, da zmanjšate vpliv težave, če do nje pride.
• Sprejmite: razumejte, da lahko pride do tveganega izida in s privolitvijo vaše ekipe ne ukrepajte, da bi ga preprečili.

Nekatera tveganja bi lahko imela pozitiven rezultat. Na primer, obstaja tveganje, da boste prodali toliko novega izdelka, da boste prekinili telefonske linije. To bi bila lepa težava, vendar vseeno obstaja tveganje, ki bi ga morali načrtovati.

Obstaja več načinov, kako se lahko pripravite na pozitivno tveganje, vključno z:

• Izkoristite: Potrudite se, da se bo ta izid zgodil, da boste lahko poželi nagrade.
• Delite: Sodelujte z drugim kolegom ali podjetjem, da povečate pozitivno tveganje.
• Izboljšajte: vplivajte na dejavnike, ki bi lahko prispevali k pozitivnemu izidu, in poskusite doseči še več koristi.
• Sprejmite: priznajte možnost pozitivnega tveganja in ne storite ničesar.

Določiti morate, katera strategija odziva je najboljša za vsako tveganje v vašem registru. Lahko se na primer odločite, da je tveganje propada tovarniške strehe nekaj, kar preprosto sprejmete, saj se verjetno ne bo zgodilo. Toda tveganje, da zastrupitev s hrano odvzame polovico vaše delovne sile, je nekaj, kar boste aktivno zmanjšali s prekvalifikacijo vsega svojega gostinskega osebja. Če se je to zgodilo že prej in je dejansko zelo verjetno, razen če nekaj storite v zvezi s tem, boste želeli tveganje omiliti.

Ko je odziv opredeljen in dogovorjen, lahko lastnike tveganja imenujemo za izvajanje akcijskega načrta za obvladovanje tveganja. Z drugimi besedami, potrebujete nekoga, ki je odgovoren za to, da bo videl naloge, o katerih se dogovorite v svojem načrtu.

To izboljša zaupanje z: Pokazati svojemu upravitelju, da ste razmišljali o tem, kaj bi lahko storili glede stvari, ki bi lahko povzročile težave pri vašem projektu, in da pripravljate načrte za zmanjšanje negotovosti in tveganja za projekt.

5. korak: Izvedite

Vaš načrt za obvladovanje tveganj mora do zdaj vključevati, kdo bo odgovoren za izvajanje ukrepov za zmanjšanje tveganja za vsako tveganje. Zdaj bi morali opraviti te naloge, tako da aktivno obvladate odprta tveganja.

To izboljša zaupanje z: Dokaz, da lahko vi in ​​vaša projektna skupina sledite temu, kar ste rekli, da boste naredili. S poročanjem o tem, kaj ste dosegli, in tveganjih, ki ste jih zmanjšali, vašemu vodstvenemu timu pokaže, da ste resni, da boste svoje projekte predložili in naredili, kar je potrebno, da bo vaš projekt v prihodnosti dokazal težave.

Ko tveganje mine - ko ni več pomembno, ker se je zgodilo ali se ne more več zgoditi - ga lahko zaprete iz svojega registra tveganj.

Če postavite ta načrt upravljanja s tveganji projekta, vas lahko ločite od drugih upravljavcev. Vaš šef bo imel dokaze, da lahko strateško in kreativno razmišljate o tem, kaj bi lahko povzročilo, da se vaš projekt ne bo spremenil, in - kar je najpomembneje - narediti nekaj v zvezi s tem. Kot oseba, ki bo aktivno obvladovala težave, preden se zgodijo, pometala zapore cest in se na vse pripravljena!

Vodstvo je dober način za obvladovanje projektnih tveganj, ki ga lahko zajamčemo kot varen par rok. Za uspešno upravljanje projektnega tveganja ne potrebujete številnih izkušenj ali certifikatov (čeprav formalne kvalifikacije za obvladovanje tveganj obstajajo). Ta preprost postopek v petih korakih bo kmalu pomenil, da je upravljanje projektnega tveganja vključeno v vaše načrte projektov.