12 vprašanj, ki jih mora HR upoštevati pri obravnavi družinskega dopusta

Vsebina

• Poznajte pravila o družinskem dopustu
• Napišite formalni pravilnik o družinskem dopustu
• Koordinacijsko delo za družinski dopust
• Ne pozabite na zasebnost zaposlenih glede družinskega dopusta
• Ugodnosti naj bodo dostopne
• Zagotovite prilagodljivost
• Ustvari načrt ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih
• Razmislite o spremembah ugodnosti zaposlenih
• Bodite občutljivi
• Praznujte
• Pomislite na namestitev Post-Baby
• Razmislite o dodatnih ugodnostih za zaposlene

Kelsie Davis

Plačano ali ne, 80% staršev po rojstvu otroka vzame družinski dopust. Medtem ko zaposleni, ki bodo kmalu postali starši, zasedeni s slikanjem drevesnic in berejo »Kaj pričakovati, ko pričakujete«, lahko začnete načrtovati družinski dopust.

Kadar gre za družinski dopust, morajo človeški viri pokrivati ​​veliko podlag. Zakonsko morate delati nekatere stvari, medtem ko morate storiti druge, da bi delo ostalo tekoče in skrbeli za zaposlene, ki so novi starši. Na kontrolnem seznamu družinskih listov mora upoštevati teh dvanajst elementov.

Poznajte pravila o družinskem dopustu

Združene države Amerike so edine države na svetu, ki ne potrebujejo plačanega porodniškega ali očetovskega dopusta, vendar Zakon o družinskem zdravniškem dopustu (FMLA) zahteva, da za upravičene zaposlene zagotovite 12 tednov neplačanega dopusta.

Razumejte ta zakon in kaj so zaposleni upravičeni do prejemanja. Na primer, zaposleni ne smejo vzeti celotnih 12 tednov v enem kosu - čas si lahko vzamejo vmes.

Vse porodne mame, partnerji in posvojitelji so upravičeni (ob predpostavki, da izpolnjujejo merila). Spoznajte ta zakon in vse druge zakone v vaši državi. Redno se sprejema več zakonov o zaposlovanju, zato je dobro vedeti o zakonih v vaši pristojnosti.

Napišite formalni pravilnik o družinskem dopustu

Dokumentirajte politiko podjetja glede družinskega dopusta. Da, upoštevajte zakone, vendar se lahko vaše podjetje odloči za druge podrobnosti. Upoštevajte te možnosti, ko razmišljate o dopustu za družino.

• Ali boste ponudili plačan prosti čas za družinski dopust? Zvezna zakonodaja tega ne zahteva, vendar za to obstaja veliko koristi. Google je povečal zadrževanje novih mater za 50%, tako da je preprosto ponudil nekaj dodatnega plačanega prostega časa. Če ponujate plačan prosti čas, natančno navedite, koliko časa je na voljo in kateri zaposleni izpolnjujejo pogoje. Na primer, zaposleni s polnim delovnim časom prejmejo x znesek, vendar zaposleni s krajšim delovnim časom ne izpolnjujejo pogojev.
• Ali bo plačani odsotni čas za družinski dopust potekal sočasno s časom FMLA? Če imajo zaposleni dva tedna plačanega prostega časa, se odločite, ali bo ta čas potekal ločeno ali sočasno s časom FMLA. Če bi deloval ločeno, bi lahko zaposleni odvzeli 14 tednov počitka. Če teče istočasno, zaposlenega preprosto plačajte v dveh od 12 tednov, do katerih so upravičeni prek FMLA.
• Boste imeli univerzalni načrt za družinski dopust? Če zaposlenim ponudite odsoten čas, se odločite, ali bo vsak starš deležen točno istega prostega časa ali če bodo različne situacije deležne drugačne obravnave. Ali bi morale na primer porodne matere dobiti dva tedna plačanega prostega časa, posvojitelji ali partnerji, ki niso rojeni, pa prejmejo en teden plačila? To je odvisno od podjetja, vendar zapišite politiko družinskih dopustov, da se podobne situacije dosledno obravnavajo.

Koordinacijsko delo za družinski dopust

Poskrbite, da menedžerji delajo z zaposlenimi precej pred družinskim dopustom, da usklajujejo delo, medtem ko zaposlenega ni več. Pokrijte vse podrobnosti, jasno, da bodo njihova e-poštna sporočila poslana sodelavcu (če je potrebno).

To bo zmanjšalo stres za sodelavce in odpravilo morebitna ozka grla. Menedžerji lahko sodelujejo s svojo ekipo za preusmeritev odgovornosti, kar je koristno ne le za čas družinskega dopusta, ampak tudi pri izgubi zaposlenega iz drugih razlogov.

Ne pozabite na zasebnost zaposlenih glede družinskega dopusta

Vsi ne želijo, da celotno podjetje ve, da pričakuje ali ima otroka. Pravzaprav kadrovski službi ni treba posebej povedati voditeljem, zakaj je zaposleni zunaj FMLA (čeprav bodo verjetno vedeli, zakaj očitno noseča zaposlena nenadoma za nekaj tednov ne bo več).

Razmislite o tem, kako je odkrito sodelavka razpravljala o nosečnosti s sodelavci in ravnajte spoštljivo. Če želi zaposleni slike novorojenčka razposlati na družbeni strani podjetja, na Facebooku ali po e-pošti, super. Ampak ti tega ne bi smel početi

Ugodnosti naj bodo dostopne

Koristi so pomembne med nosečnostjo in rojstvom, pomanjkanje le-teh ali zmeda o njih pa ustvarja stres za zaposlene. Skoraj vsi zaposleni želijo ugodnosti komunikacije, prilagojene življenjskim dogodkom. Medtem ko je zdravstvenih potreb nemogoče predvideti, je vsekakor lažje predvideti, kdaj kdo pričakuje otroka.

Hoditi je po tanki črti, vendar zagotoviti čim več pomoči, ne da bi pri tem spoštovali zasebnikovo zasebnost. Na primer, je neprimerno sporočiti nosečniški uslužbenki, da ima vaš zdravstveni ponudnik telefonsko številko za podporo dojenju, razen če je posebej zaprosijo.

Nimate pojma, kakšne odločitve bodo sprejele za svojega otroka, vendar si vseeno lahko pomagate tako, da jih opomnete, da ima program za pomoč zaposlenim (EAP) dobre vire za podporo.

V spletu naj bo varen sistem, v katerem lahko zaposleni dostopajo do podrobnosti o ugodnostih ali dajo zaposlenim kopije ustreznih dokumentov. Kadar koli je mogoče, usmerite zaposlene v kraje, kjer lahko raziskujejo in najdejo odgovore. To pomeni za vas manj dela in jim omogoča, da sami krmirajo in raziskujejo prednosti, ob upoštevanju njihove zasebnosti.

Zagotovite prilagodljivost

Ljudje si želijo fleksibilnosti, vendar potegnejo potrebne črte. The nov naslov staršev ne omogoča, da zaposleni s polnim delovnim časom delajo le 25 ur na teden. Verjetno ni smiselno, da bi zaposleni ves čas pripeljali svojega novega otroka v službo. Verjetno ni veliko početja, če Erica prihaja ob 9:15, medtem ko se loti urnika opustitve vrtcev.

Prilagodljivost lahko pomaga zaposlenim, da se prilagodijo svoji novi odgovornosti. Zaposleni bi morali imeti skupino ljudi, ki jih podpirajo pri delu, in ponudba prožnih ur ponazarja vašo podporo.

Nekatera podjetja se jim zdijo koristna, če zaposlenim omogočajo, da se počasi vračajo v delo. Če dovolite zaposlenim, da se nekaj tednov po družinskem dopustu vrnejo s krajšim delovnim časom, jim daje možnost denarja, ne da bi bili preobremenjeni. Prav tako si olajša breme, ko zaposlenega izven pisarne.

Če zaposleni porabijo ves svoj čas FMLA, vendar še vedno potrebujejo malo več časa, da si opomorejo, poskusite to podaljšati z neplačanim dopustnim časom. Če zaposleni ne izpolnjujejo pogojev za FMLA (in glede na zagovornike plačanega starševskega dopusta, 40% ameriških zaposlenih ne), jih poskusite vseeno prilagoditi.

Ustvari načrt ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih

Prožnost lahko koristi tudi podjetju, če se zahteva sprememba položaja pred ali po tem, ko zaposleni vzame starševski dopust. Na primer, starš bo morda želel skrajšati ure ali preusmeriti del (ali vsega) svojega delovnega časa na telekomunikacije, da ostane doma s svojim novim otrokom.

Zaposleni, ki se vrača iz FMLA, zaposlenemu, ki se vrača iz FMLA, morate le zakonsko povrniti položaj enakega plačila, ugodnosti in prestiža, vendar bodo zaposleni morda učinkoviteje delali, če bodo izvedene dodatne prilagoditve.

Vsa podjetja si ne morejo privoščiti teh sprememb, včasih pa so možne nastanitve. Nekateri starši želijo spremeniti svoj delovni načrt po rojstvu in lahko delo v celoti izključijo iz svojega načrta. In ne predvidevajte, da bodo samo ženske starše izbrale delovno silo za seboj.

Razmislite o spremembah ugodnosti zaposlenih

Ob vsem navdušenju nad novim dojenčkom lahko zaposleni pozabijo, da je nov sveženj veselja tudi nov odvisnik, ki ga morajo dodati v svoje načrte zdravstvenega zavarovanja. Opozorite zaposlene na datume in okna, kjer lahko in potrebujejo, da spremenijo svoje volitve.

Druge ugodnosti, ki jih je treba upoštevati, se nanašajo na zaposlene, ki si vzamejo dopust. V času neplačanega dopusta FMLA zaposleni ne bodo zbirali plače. Kako bodo plačevali premije za prejemke?

Za svoj priročnik in izvajanje dela morate sprejeti odločitve o številnih drugih zadevah politike.

• Odločite se, ali bodo zaposleni med dopustom še naprej zaračunavali prosti čas. Če ne bodo pridobili, to upoštevajte pri izračunu odsotnosti ali prilagodite programski dopust v programski opremi družbe.
• Če se zaposleni ne bodo vrnili po rojstvu, izplačajte čas dopusta na končnem plačilu, če je to določeno v pravilniku podjetja o dopustu.
• Preverite pravilnik o počitnicah, da ugotovite, ali lahko zaposleni dodajo kakšen čas počitnic na starševski dopust ali čas FMLA, ki ga že uporabljajo.

Vse te podrobnosti bi morale biti vključene v vaše pravilnike o odsotnosti. Če niso, jih dodajte tako, da se vsak zaposleni obravnava enako.

Bodite občutljivi

Občasno rojstvo otroka ni slavnostni dogodek v življenju ljudi. Zgodijo se nenačrtovane nosečnosti. Poznejši splavi in ​​smrtnost dojenčkov so uničujoči. Zaposleni se lahko odločijo, da bodo posvojili svojega otroka v posvojitev ali prekinili nosečnost. K vsaki od teh situacij pristopite občutljivo in spoštljivo.

Sodelujte z zaposlenim in zaposlenim managerjem, da občutljivo ravnate s prehodom nazaj v delo. Upoštevajte tudi nekatere situacije (na primer splave) v politiki ogrožanja podjetja.

Boleči življenjski dogodki so za zaposlene težki, težko pa tudi za ljudi v službi, ki jim je mar. Premislite, kako lahko podjetje predhodno občutljivo (in zasebno) obvlada te situacije.

Praznujte

Majhna in prijetna poteza organizacije bo zaposlene spomnila, da imajo v pisarni ekipo sodelavcev. Počakajte nekaj dni po rojstvu, da se prepričate, ali gre vse v redu, nato pa pošljite nekaj cvetov, voščilnic ali onesie. Razmislite, kaj bo tisti zaposleni cenil in poskusite individualizirati kretnjo.

Pomislite na namestitev Post-Baby

Pri mnogih podjetjih se starševske ugodnosti ne končajo, kadar to dopuščajo družinski dopust. Razmislite, kakšno namestitev bodo zaposleni potrebovali ali cenili. Zakon o pravičnih standardih dela (FLSA) od podjetij zahteva, da doječim materam zagotovijo čas odmora in nekje zasebno, da izločijo materino mleko.

Delovni starši brez partnerja, ki ostanejo doma, bodo verjetno potrebovali tudi varstvo otrok - kar je ameriška družina največja proračunska postavka. V povprečju ameriške družine za varstvo otrok porabijo 9.589 dolarjev na leto do 28.353 dolarjev.

Razmislite o dodatnih ugodnostih za zaposlene

Razmislite o ustvarjanju neke vrste ugodnosti za varstvo otrok za zaposlene, kot je subvencioniranje stroškov ali celo zagotavljanje možnosti varstva otrok na kraju samem ali ob delu. Osemindvajset odstotkov zaposlenih, ki prejemajo dodatke za nego otrok, pravi, da jim to pomaga zmanjšati stres in povečati ravnovesje med poklicnim in zasebnim življenjem.

Kar zadeva ugodnosti za nego otrok, bodo zaposleni cenili pomoč in edina omejitev je v tem, kako kreativno se lahko približate ugodnosti (in kaj si podjetje lahko privošči in prilagodi).

Zaposlenim pomagajte, da si odpočijejo (ne stresno), zaradi družinskega dopusta, hkrati pa poskrbite, da bo podjetje primerno poskrbljeno za oba, ko se odpravijo in ko se vrnejo.

Upoštevajte pravila in določite smernice za zagotovitev skladnosti in pravične obravnave vseh zaposlenih, ki vzamejo družinski dopust.

Velike spremembe v življenju zaposlenih so vznemirljive in prehod za vse. Z malo načrtovanja lahko z lahkoto krmarite po družinskih listih.

--------------------------------------------------

Kelsie Davis je blagovna znamka in zagovornica visokih kadrovskih strokovnjakov. Raziskuje, analizira in piše, da spodbuja HR, da kar najbolje izkoristi svoje pobude.