Uporaba mejnikov pri upravljanju projektov
Vsebina
- Kdaj uporabiti mejnike projekta
- Kako pogosto v svoj načrt vstavite mejnike
- Kako so mejniki predstavljeni na vaši Gantovi lestvici
- Kako poimenovati mejnike
- Kako odstraniti mejnike
- Uporaba mejnikov za komunikacijo
Ena izmed opredeljevalnih značilnosti projekta je, da traja določeno časovno obdobje. To bi lahko bilo od nekaj tednov do več let, v nekaterih primerih pa za obsežne gradbene projekte ali javna dela, desetletja.
Za spremljanje napredka na tej poti in zagotavljanje doseganja ključnih rezultatov v skladu s časovnico, vodje projektov uporabljajo mejnike.
Mejnik projekta je naloga, ki traja nič, kar pomeni dosežek v projektu. Uporabljajo jih kot način, da pokažejo gibanje in napredek in ljudem pokažejo, kaj se dogaja, tudi če nimajo podrobnega znanja o nalogah, ki jih lahko dosežejo. V tem pogledu so zelo koristne za komunikacijo zainteresiranih strani in postavljanje pričakovanj.
Kdaj uporabiti mejnike projekta
Mejniki v upravljanju projektov se uporabljajo za označevanje:
- Začetek pomembnih faz dela
- Konec pomembnih faz dela
- Roki
- Ko se sprejme pomembna odločitev
- Druge določene časovne točke, ki jih je treba posebej poklicati
Kako pogosto v svoj načrt vstavite mejnike
Izobraževalni tečaj morda priporoča, da v načrt načrtujete mejnike približno enkrat mesečno. To je v redu in dobro pravilo, vendar morate uporabiti svojo strokovno presojo. Nekateri meseci bi lahko imeli veliko dejavnosti, pri čemer so pomembni sestanki označeni kot mejniki, odločitve in zaključek ene faze in začetek druge.
V drugih mesecih boste morda osredotočeni na usmrtitev, z zelo malo, če sploh kaj, na kar bi lahko obesili mejnik.
Za namene poročanja je koristno ustvariti razlog, da je mejnik vsaj enkrat v vsakem ciklusu poročanja.
Kako so mejniki predstavljeni na vaši Gantovi lestvici
Mejniki so ena od komponent Ganttovega grafikona in so na grafikonu prikazani kot diamant. Niso prikazane kot običajna naloga, ker trajajo nič: z drugimi besedami, ne sprejmejo nobenega časa. Za namene načrtovanja na Ganttovi lestvici se le zgodijo.
Če ne uporabljate Ganttovih grafikonov, lahko še vedno uporabljate mejnike. Tukaj je pet alternativ za Ganttove karte: z njimi lahko še vedno vključite mejnike v svoj načrt.
Če želite ostati osebno organizirani in programska oprema za upravljanje projektov ni popolnoma integrirana v koledar, lahko ključne podatke kopirate in prilepite v svoj dnevnik. Glede na to, kako radi delate, vas to lahko opomni na to, kaj naj bi prihajalo.
Kako poimenovati mejnike
Mejniki bi morali imeti v opisu vašega načrta jasen opis, ne pa tistega, kar pomeni, da so naloga. Zato jih ne bi smeli imenovati „Dogovorite se za prehod v 2. fazo“, ampak „2. faza se začne“. Če želite razmisliti o prizadevanju za soglasje za prehod v 2. fazo, dodajte nalogo tik pred mejnikom, da ga zajamete.
Mejniki bi morali opisati čas, ki ga predstavljajo takole:
- Faza testiranja je končana
- PID odobren
- Pogodba podpisana
Številni vodje projektov se zaradi lažjega navajanja svojih mejnikov odločijo za oštevilčenje. Če uporabljate strukturo razčlenitve dela, lahko uporabite oštevilčenje iz tega. V nasprotnem primeru je dobro uporabiti M1, M2 in tako naprej, da je jasno, na kaj mislite. Jasna struktura poimenovanja postane pomembnejša, saj se število mejnikov povečuje, zato razmislite, kako boste to storili, če vaš projekt traja več mesecev.
Kako odstraniti mejnike
Mejniki so del vašega časovnega razporeda projektov, tako da, ko je vaš urnik osnovno zasnovan, morate upoštevati, da so mejniki odjavljeni.
Če morate spremeniti datume svojih mejnikov, potem za prilagoditev načrta uporabite standardni postopek nadzora sprememb. To je lahko tako preprosto, kot klepet s pokroviteljem projekta in jim sporočite, zakaj je treba spremeniti datume, ali pa tako uradno, kot da sestavite nov priporočeni urnik in ga oddate načrtovalnemu odboru, ki ga bo ratificiral.
Najbolje je, da določite, kakšen bo postopek odjave mejnika, če sploh, preden ga boste morali uporabiti, tako da ne boste izgubljali časa, ko bi ga morali spremeniti.
Uporaba mejnikov za komunikacijo
Mejniki so uporabni za komunikacijo in poročanje, ker predstavljajo minimalne točke nadzora v načrtu. Z drugimi besedami, če ste vzeli vse druge naloge, bi še vedno lahko videli, kaj se dogaja, in nadaljevali projekt naprej samo z mejniki.
Morali bi biti sposobni izvleči mejnike in jih postaviti na nadzorno ploščo ali poročilo o projektu. Zgodbo o projektu bi morali povedati dovolj podrobno, da lahko zadovolji ljudi, s katerimi poročate, običajno vaš sponzor projekta ali drugo izvršilno skupino, kot je usmerjevalna skupina (ali projektni odbor). Vsak mesec ali s pogostostjo poročanja, ki jo uporabljate, lahko prikažete, katere mejnike ste dosegli.
Poročanje proti mejnikom je precej preprosto in se pogosto izvaja kot tabela. Naštejete opis mejnika, datum, ko je zapadel, in nato nov napovedani datum. Ko je mejnik dosežen in ga je mogoče označiti kot popolnega, dodate tudi ta datum. Upajmo, da bo enako napovedanemu datumu, vendar projekti ne delujejo vedno tako.
V tabeli je razvidno, kaj je bilo dokončano in kaj je še odprto. Odgovor na vprašanje: "Zakaj nismo dosegli tega mejnika?" preden se odpravite in se sestanete s svojim sponzorjem ali pošljete poročilo.
Če je vaš projektni načrt zelo dolg in imate veliko mejnikov, boste lažje opustili zaključene mejnike v vsakem ciklu poročanja. Poročajte samo o mejnih, ki so prihajajoči ali končani v tem mesecu: naslednji mesec odstranite vse, kar je bilo končano prejšnji mesec, tako da ne boste stalno dodajali dolžine poročila, tako da ljudem pripovedujete o delu, za katerega že vedo, da je končano.
Mejniki so res uporabno orodje za upravljanje projektov za načrtovanje, načrtovanje in poročanje in so enostavni za uporabo. Nekaj jih vključite v svoj naslednji projektni načrt, sledite jim in tako se boste naučili, kakšna frekvenca vam najbolj ustreza.
Kot pri upravljanju projektov, jih prilagodljivo uporabite, da dosežete želeni rezultat s pomočjo teh nasvetov in smernic za obveščanje o svojih odločitvah.
