Vprašanja in odgovori za upravnega pomočnika

Vsebina

• Priprava na intervju
• Poglejte zdaj: Kako odgovoriti na 4 pogosta vprašanja za administrativna delovna mesta
• Nasveti za ravnanje z intervjujem
• Pripravite se na razpravo o programskih programih
• Bodite pripravljeni na razpravo o upravnih postopkih
• Vedno se odzivajte pozitivno
• Vprašanja in odgovori za upravnega pomočnika
• Vprašanja, ki jih zastavite anketarju
• Bodite pripravljeni na več vprašanj o intervjuju za delo

Ko se pogovarjate o delovnem mestu upravnega pomočnika, bo anketar želel izvedeti, kako pomembne so vaše kvalifikacije za položaj in kako bi se uvrstili v podjetje in oddelek.

Ker delo zahteva tako administrativne kot tudi medosebne spretnosti, vas bodo vodstveni delavci pogosto spraševali o posebnih lastnostih, ki vas izpolnjujejo za položaj, in o vaših manj merljivih sposobnostih.

Priprava na intervju

Eden od načinov za pripravo je analiza opisa delovnega mesta, da bi skušali dojeti, ali obstaja določena spretnost, na katero se osredotoča položaj.

Ali je na primer poudarek na načrtovanju potovanj, usklajevanju projektov, vsakodnevnem načrtovanju sestankov, osebni pomoči ali čemur koli drugemu?

Ko odgovarjate na vprašanja o intervjuju, morate poudariti svojo najprimernejšo izkušnjo.

Sestavite si seznam znanj, navedenih v objavi zaposlitve, in dodajte še nekatere, za katere menite, da bi bile uporabne. Nato si oglejte svoje lastne upravne in pisarniške veščine ter se prilagodite svojim kvalifikacijam delovnemu mestu.

Tako boste svoje odgovore na najprimernejši način prilagodili določenemu položaju.

1:14

Poglejte zdaj: Kako odgovoriti na 4 pogosta vprašanja za administrativna delovna mesta

Nasveti za ravnanje z intervjujem

Pomembno se je zavedati, da bo razprava verjetno presegala medosebne mehke veščine, kot so vaše komunikacijske sposobnosti, organizacijske sposobnosti ali pravočasnost. Pripraviti bi se morali tudi na trde veščine.

Pripravite se na razpravo o programskih programih

Ker na številnih delovnih mestih administrativnega pomočnika pogosto potrebujete določeno programsko opremo, boste morda morali razpravljati o različnih programih, s katerimi ste sodelovali, kako uporabljate te programe in o svoji ravni strokovnega znanja.

Rada uporabljam tehnologijo in se učim novih programov. Prav tako imam sposobnost poučevanja sodelavcev, ki morda niso tako pametni pri uporabi sistemov. Na svoji zadnji zaposlitvi pri Kent Associates sem prostovoljno pregledal sisteme upravljanja projektov za ekipo strokovnjakov, ki sem jih podpiral. Moj šef je odobril moje priporočilo in uvedli smo spletni sistem Asana, ki nam pomaga slediti projekte in deliti informacije na spletni platformi.

Jaz sem oseba, ki je v pisarni za PowerPoint diapozitive in z veseljem pomagam našim prodajalcem, da s svojimi predstavitvami navdušijo stranke. Sem tudi napredni uporabnik Excela in ustvarjam zapletene makre za pripravo proračunskih napovedi za predloge projektov.

Vaši odgovori bodo bolj impresivni, če boste navedli posebne anekdote, ki ponazarjajo vaše vodenje administrativnih orodij in postopkov.

Bodite pripravljeni na razpravo o upravnih postopkih

Morate biti pripravljeni razpravljati o svojem delovnem toku in upravnih postopkih na prejšnjih položajih. Kot upravni strokovnjak ne bi smel biti dvomite, da ste organizirani in usmerjeni v podrobnosti. Vaš anketar bo želel vedetikakote lastnosti manifestirate v vsakdanjem delovnem procesu.

Organizacijske sposobnosti in pozornost do podrobnosti so med mojimi najmočnejšimi prednostmi. Dobro sem uspevala v situacijah, ko lahko pripeljem red v zapletene projekte. Pred tem sem na primer podpiral osem strokovnjakov, ki so načrtovali promocijske dogodke za stranke. Razvil sem predlogo za sledenje ciljem in napredku za vsak projekt ter ga nastavil na skupni pogon, tako da so lahko vsi vpleteni uslužbenci spremljali njihov napredek v zvezi s projekti in dogodki ekipe.

Pri delu v skupini Alfred sem ustvaril priročnik s postopki, v katerem so opisani koraki, ki so potrebni za obdelavo zahtevkov za posojilo, in ga nato naložil v splet, da so lahko vsi posojilodajalci sledili istim postopkom.

Vedno se odzivajte pozitivno

Bodite pozorni na svoje vedenje ves čas intervjuja. Nasmejte se, vzdržujte očesni stik s svojim anketarjem in govorite z navdušenim (a še vedno umirjenim in samozavestnim) tonom glasu.

Ker se administrativni pomočniki pogosto zelo povezujejo s posamezniki, za katere delajo, je nujno, da so ves čas pozitivni, strokovni in vljudni.

Želeli bi, da anketar ne dvomi, da bi bilo delo z vami prijetna izkušnja.

Delal sem na recepciji v naši agenciji in kritično je bilo, da sem naredil pozitiven prvi vtis tako za sedanje kot za bodoče stranke. Sem naravna oseba "zmore" in moje ocene so redno hvalele mojo usmerjenost v storitve za stranke.

Podjetje anketira stranke po interakcijah, moje ime pa se dosledno predstavlja kot uslužbenec, ki je koristen, prijeten in profesionalen. Moj šef je komentiral, kako pogosto stranke me prosijo, ko pokličejo pisarno za pomoč.

Vprašanja in odgovori za upravnega pomočnika

Med pripravo lahko koristno pregledate vprašanja, ki bi vam jih lahko zastavili. Razmislite o tem, kako oblikovati odziv in poudarite posebne izkušnje in uspehe na prejšnjih delovnih mestih.

• Kakšne računalniške spretnosti imate in katere programe udobno uporabljate? - Najboljši odgovori
• Ali udobno uporabljate telefon z več linijami in upravljate z veliko glasnostjo telefonskih klicev? - Najboljši odgovori
• V tej družbi radi mislimo o sebi kot o ekipi, ki skupaj deluje na istih ciljih. Kako se počutite pri delu v timskem okolju? - Najboljši odgovori
• Kako bi se počutili pod nadzorom dveh ali treh drugih zaposlenih? - Najboljši odgovori
• Kaj je vaša največja moč in kako bi pomagali vašemu nastopu na tem položaju? - Najboljši odgovori
• Kaj je vaša največja slabost? - Najboljši odgovori
• Kako se spopadate s stresom in pritiskom? - Najboljši odgovori
• Kako je bilo delati za svojega nadzornika? - Najboljši odgovori
• Kaj pričakujete od nadzornika? - Najboljši odgovori
• Ali raje delate samostojno ali v timu? - Najboljši odgovori
• Ali dobro sodelujete z ljudmi? - Najboljši odgovori
• Navedite nekaj osebnih primerov timskega dela. - Najboljši odgovori
• Vprašanja za razgovor s receptorji: - Seznam vprašanj

Vprašanja, ki jih zastavite anketarju

Prav tako bi morali opraviti nekaj raziskav o podjetju in bodite pripravljeni zastaviti ustrezna vprašanja, ko se pojavi priložnost.

Koristno je, da si pred časom zastavite nekaj vprašanj, ki bi jih morda zastavili, ali razpravljali še naprej, če niste prej dobili priložnosti v intervjuju.

Pogosto bo to konec konca intervjuja, zato je pomembno, da anketar (-je) pustijo dober vtis. Odličen način za to je, da pokažete zanimanje in se pripravite na razgovor za službo, tako da se vežete na vprašanja, ki ste jih zastavili z nekaterimi lastnimi vprašanji.

• Kakšne so odgovornosti tega položaja?
• Ali lahko opišete značilen dan (teden) v tem oddelku?
• Kakšne so prednosti v tem oddelku? Katere so slabosti?
• Kaj bi rekli, da so vaši pretekli sodelavci najbolje delali pri vas? Kaj bi rekli, da je najslabše?
• V katero smer vidite podjetje, da bo šlo v naslednjih petih letih? Ali menite, da obstajajo kakršne koli grožnje njenemu uspehu?
• Zakaj je vaš zadnji pomočnik zapustil položaj? Kakšne so bile njegove moči? Katere so bile njegove / njene slabosti? Kaj zdaj počne?
• Katere lastnosti je imel vaš najboljši asistent? Kaj pa vaš najslabši pomočnik?
• Kako pogosto se izvajajo pregledi uspešnosti? Kdo jih vodi?
• Katere veščine so vam pri upravnem asistentu najbolj pomembne?
• Kako nagrajujete in spodbujate ljudi, ki delajo na vašem oddelku?
• Ali v tem oddelku obstajajo težave s proizvodnjo?
• Kako ste se v preteklosti spoprijemali s kadrovskimi težavami?
• Kateri so največji izzivi za človeka na tem položaju?
• Kaj je po vašem mnenju najbolj koristni vidik tega položaja?
• Ali (ali podjetje / oddelek) podpirate članstvo v strokovnih združenjih in nadaljnji strokovni razvoj?
• Kaj bi opisali kot vlogo upravnega osebja v tej pisarni?
• Ali se pričakuje nadure ali vikend ure?
• Kaj vam je najbolj všeč pri delu v tem podjetju? Ali bi kaj spremenili?
• Kaj vam je najmanj všeč pri delu tukaj?
• Ali oddelek spodbujate, da deluje kot ekipa ali se bolj osredotoča na posamezne prispevke?

Bodite pripravljeni na več vprašanj o intervjuju za delo

Poleg vprašanj, povezanih z intervjujem, vam bodo postavljena tudi splošnejša vprašanja o vaši zaposlitveni zgodovini, izobrazbi, prednosti, slabosti, dosežkih, ciljih in načrtih.

Tu je seznam najpogostejših vprašanj za intervju in vzorčnih odgovorov.