Osnovno vodenje projektov 101

Vsebina

• Kaj je upravljanje projektov?
• Elementi projekta
• Najpomembnejši element: področje uporabe
• Viri
• Čas
• Denar
• Upravljanje projektov je umetnost in znanost

Upravljanje projektov je eden najpomembnejših sestavnih delov uspešnega poslovanja. Vpliva na prihodke in obveznosti in na koncu vpliva na zadovoljstvo in zadrževanje strank. Vaše podjetje ima lahko naenkrat le en projekt, druge večje družbe in podjetja pa lahko žonglirajo več projektov hkrati. Projekti so po svoji naravi začasni.

Projekti so sredstvo za doseganje cilja in cilj bo sčasoma dosežen. Vaše podjetje se lahko premakne na drug projekt ... ali ne. To bi bil lahko enkraten cilj.

Projekti spodbujajo naraščajočo potrebo po delovni sili. Inštitut za vodenje projektov je ocenil, da bo v obdobju 2010–2020 po vsem svetu dodanih več kot 15 milijonov novih pozicij za vodenje projektov.

Kaj je upravljanje projektov?

Upravljanje projektov ni celotno delovanje vašega podjetja. To je samo en segment, določen projekt s podrobnim načrtom, kako vi in ​​vaše podjetje dosežete ta cilj. To je načrt, podrobno opisan v več korakih, od katerih je vsak pomemben kot drugi. Če želite pravilno preiti na naslednjo, morate doseči eno.

Vodenje projektov si oglejte kot lestev, na katero se morate povzpeti. Ne moreš skočiti na vrh. Za največjo učinkovitost ga morate prevzeti s kleščanjem. Vaša ekipa mora uporabiti orodja, ki so jim na voljo, pa tudi njihovo strokovno znanje in znanje za izvedbo vsakega koraka in prehod na naslednji.

Dovolj enostavno je reči, da želite priti do polja A, zato boste v tej smeri naredili 25 korakov. Vendar morate v svoj projektni načrt upoštevati tudi časovne pomisleke in najverjetneje boste morali delati v okviru proračuna. Lahko se plazite tistih 25 korakov ali pa boste morda tekali. Odvisno je od tega, kako hitro morate priti tja za uspešen zaključek projekta. Denar lahko prihranite s potovanjem peš ali pa najamete voznika. Odvisno je od proračuna, ki ste ga namenili projektu.

Ni nobenega pristopa, sistema ali načrta, ki bi ustrezal vsem. Vsak projekt, ki se ga lotite vi in ​​vaše podjetje, bo najverjetneje imel časovnico, cilj in proračun. Zato je tako kritično imeti pametnega, nadarjenega vodjo projektov, ki bo vodil oddajo.

Elementi projekta

Uspešen vodja projekta mora hkrati upravljati štiri osnovne elemente projekta. Ti elementi so med seboj povezani.

• Obseg: To vključuje velikost, cilje in zahteve projekta.
• Viri:Potrebovali boste ljudi, opremo in materiale.
• Čas: To ne govori samo o tem, koliko časa bo trajal projekt. Razdeliti ga je treba na trajanje nalog, odvisnosti in kritično pot.
• Denar:Spoznajte stroške, nepredvidene dogodke in dobiček.

Najpomembnejši element: področje uporabe

Obseg projekta je opredelitev tega, kar naj bi projekt dosegel, in proračunov časa in denarja, ki so bili ustvarjeni za dosego teh ciljev. Vsaka sprememba obsega projekta mora imeti spremembo proračuna, časa, sredstev ali vseh treh.

Če je obseg projekta zgraditi zgradbo, v kateri bodo trije gradniki s proračunom 100.000 USD, naj bi to storil vodja projekta. Če je obseg spremenjen v stavbo za štiri gradnike, mora vodja projekta pridobiti ustrezno spremembo časa, denarja in virov.

Viri

Obstajajo trije vidiki razumevanja in upravljanja virov: ljudi, opreme in materiala.

Uspešen vodja projekta mora učinkovito upravljati z dodeljenimi sredstvi, vključno s člani projektne skupine, osebjem prodajalcev in podizvajalci. Zagotoviti mora, da bodo njegovi zaposleni imeli znanje in orodja, ki jih potrebujejo za dokončanje posla, in nenehno mora spremljati, ali ima dovolj ljudi, da lahko projekt zaključijo v roku. Njegova naloga je zagotoviti, da vsakdo razume nalogo in roke za projektiranje.

Starejši član vsake skupine zaposlenih poroča vodji projekta, ko vodi neposredne zaposlene, zaposleni pa imajo lahko tudi linijskega vodjo, ki zagotavlja tehnično usmeritev. V razmerah upravljanja z matrico, kot je projektna skupina, je projektni vodja naloga, da vodi vodjem projektov linijskim vodjem. Obvladovanje pogodb o delu s podizvajalci običajno pomeni vodenje skupinskih pogodb za podizvajalce, ki te delavce vodijo.

Vodja projektov mora pogosto nabavljati opremo in materiale ter upravljati njihovo uporabo, tako da lahko ekipa učinkovito deluje. Odgovoren je za ustrezno opremo in materiale na pravem mestu ob pravem času.

Čas

Trije elementi uspešnega upravljanja s časom so naloge, urnik in kritična pot.

Načrtujte načrt tako, da v seznam navedete vse naloge, ki jih je treba opraviti. Nekatere je treba narediti zaporedno, medtem ko se druge lahko prekrivajo ali izvajajo v tandemu. Vsaki nalogi dodelite trajanje. Dodelite potrebna sredstva. Določite predhodnike - katere naloge je treba dokončati pred drugimi - in naslednike - naloge, ki se ne morejo začeti, dokler se ne opravijo ena druga naloga. Ta vidik vodenja projektov se včasih imenuje upravljanje slapov ker ena naloga sledi drugi v več ali manj zaporednem zaporedju.

Programska oprema za upravljanje projektov lahko poenostavi nalogo ustvarjanja in upravljanja časovnega razporeda projektov.

Nekatere naloge imajo malo zahtevanega datuma začetka in konca. Temu se reče "plovec". Druge naloge nimajo prožnosti. Imajo nič plovca. Vrstica skozi vsa opravila z ničelnim plovcem se imenuje kritična pot. Vse naloge na tej poti - in lahko je več, vzporednih poti - morajo biti opravljene pravočasno, če naj projekt prispe do njegovega roka. Ključna naloga upravljavca projekta je nadzor nad kritično potjo.

Denar

Trije vidiki upravljanja denarja so stroški, nepredvidene situacije in dobiček.

Vsaka naloga ima stroške, naj bo to delovna ura računalniškega programerja ali odkupna cena kubičnega dvorišča betona. Vsak od teh stroškov se oceni in sešteje pri pripravi proračuna za projekt.

Nekatere ocene bodo natančnejše od drugih. Proračun projekta bi zato moral vključevati dodatek za izredne razmere - denar, namenjen v proračunu, "samo v primeru", ko so dejanski stroški postavke divje različni od ocene.

Dobiček je denar, ki ga želi podjetje zaslužiti z nalogo. Stane na vrh stroškov.

Torej je projektni proračun sestavljen iz ocenjenih stroškov, nepredvidenih in povečanega dobička. Naloga vodje projekta je ohraniti dejanske stroške pri ocenjenih stroških ali pod njimi in povečati dobiček, ki ga podjetje zasluži na projektu.

Upravljanje projektov je umetnost in znanost

Za uspešno vodenje projektov je potrebna praksa. Te ideje vam lahko dajo osnovno razumevanje upravljanja projektov, vendar upoštevajte le začetek. Če vaša delovna ali poklicna pot vključuje upravljanje projektov in če želite izboljšati svoje veščine, se pogovorite z uspešnimi vodji projektov, preberite in vadite. Vodenje projektov je lahko zelo koristna kariera.