10 kritičnih korakov za vključitev v projektni načrt

Vsebina

• Cilji projekta
• Obseg projekta
• Mejniki in glavni rezultati
• Struktura razčlenitve dela
• Proračun
• Načrt za človeške vire
• Načrt upravljanja tveganj
• Načrt za komunikacije
• Načrt upravljanja zainteresiranih strani
• Načrt upravljanja sprememb

Projektni načrt je vrhunec natančnega načrtovanja s strani vodje projekta. Glavni dokument vodi, kako se bo projekt izvajal, v skladu z namerami upravitelja za vsako ključno stran projekta. Čeprav se načrti projektov razlikujejo od podjetja do podjetja, je treba v učinkovit projektni načrt vključiti deset kritičnih elementov ali korakov, da se prepreči zmeda in prisilna improvizacija v fazi izvajanja projekta.

Cilji projekta

Cilji projekta so opredeljeni v projektni listini, vendar jih je treba vključiti v načrt projekta in dodatno razložiti cilje projekta ali vključiti listino kot dodatek. Ne glede na to, kako se vodja projekta odloči za vključitev ciljev v projektni načrt, je pomembno ohraniti jasno povezavo med projektno listino - prvim ključnim dokumentom projekta - in drugim ključnim dokumentom projekta, njegovim projektnim načrtom.

Obseg projekta

Tako kot cilji projekta je obseg opredeljen v statutu in ga mora vodja projekta še natančneje opredeliti v načrtu projekta. Z določitvijo obsega lahko vodja projektov začne prikazovati, kako bo na koncu izgledal cilj ali končni izdelek. Če obseg ni opredeljen, se lahko skozi projekt razširi in privede do prekoračitve stroškov in zamujenih rokov.

Če na primer vodite marketinško ekipo za izdelavo brošure za proizvodno linijo podjetja, morate označiti, koliko strani bo, in navesti primere, kako lahko izgleda končni izdelek.

Za nekatere člane ekipe lahko brošura pomeni dve strani, za druge pa deset strani. Če določite obseg, se lahko celotna ekipa na začetku postavi na isto stran.

Mejniki in glavni rezultati

Ključni dosežki projekta se imenujejo mejniki, ključni proizvodi dela pa so glavni rezultati. Oba predstavljata velike sestavine dela na projektu. Projektni načrt mora te elemente opredeliti, jih opredeliti in določiti roke za njihovo dokončanje.

Če organizacija prevzame projekt za razvoj nove programske opreme, bi lahko bili glavni rezultati končnega seznama poslovnih zahtev in načinov njihovega izvajanja.

Na podlagi tega bi projekt lahko imel mejnike za dokončanje zasnove, preizkušanje sistema, preizkušanje sprejemljivosti uporabnikov in datum uvedbe programske opreme. Ti mejniki so z njimi povezani izdelki dela, vendar gre bolj za procese kot za izdelke same.

Mejnik in glavni roki za dobavo ne morajo biti natančni datumi, vendar natančnejši, boljši. Natančni datumi pomagajo vodjem projektov, da natančneje razdelijo delovne strukture.

V tej fazi načrta boste ustvarili mejnike, da boste lahko prevzeli velike ali višje rezultate in jih razdelili na majhne rezultate, ki jih je mogoče orisati v naslednjem koraku.

Struktura razčlenitve dela

Struktura razčlenitve dela (WBS) dekonstruira mejnike in glavne rezultate v projektu na manjše koščke, tako da lahko ena oseba dodeli odgovornost za vsako plat. Pri razvoju strukture razčlenitve dela vodja projekta upošteva številne dejavnike, kot so prednosti in slabosti članov projektne skupine, soodvisnost med nalogami, razpoložljiva sredstva in celotni rok projekta.

Vodje projektov so na koncu odgovorni za uspeh projekta, vendar dela ne morejo opraviti sami. WBS je orodje, ki ga vodja projektov uporablja za zagotavljanje odgovornosti projekta, saj sporoča sponzorju projekta, članom projektne skupine in deležnikom, ki so odgovorni za to. Če je vodja projekta zaskrbljen zaradi naloge, točno ve, s kom se mora srečati v zvezi s tem.

Proračun

Proračun projekta kaže, koliko denarja se dodeli za dokončanje projekta. Za ustrezno razpršitev teh virov je odgovoren vodja projektov. Za projekt, ki ima prodajalce, vodja projekta zagotavlja, da so končni rezultati v skladu s pogodbenimi pogoji, pri čemer je še posebej pozoren na kakovost. Nekateri proračuni projektov so povezani s kadrovskim načrtom.

Pomembno je določiti stroške vsakega mejnika in dosegljivosti, če pogledamo, koliko časa je potrebnega, in stroške dela, ki so vključeni v dokončanje nalog. Stroški projekta so vezani na to, koliko časa traja projekt, kar sega v obseg projekta. Obseg, mejniki, naloge in proračun morajo biti usklajeni in realni.

Načrt za človeške vire

Načrt za človeške vire prikazuje, kako bo projekt zaposlen. Včasih se imenuje kadrovski načrt, kadrovski načrt določa, kdo bo v projektni skupini in koliko časa se pričakuje vsaka oseba. Pri pripravi tega načrta se vodja projekta dogovarja s člani skupine in njihovimi nadzorniki o tem, koliko časa lahko vsak član ekipe nameni projektu. Če je za posvetovanje o projektu potrebno dodatno osebje, vendar je to del projektne skupine, je to tudi dokumentirano v kadrovskem načrtu. Spet se posvetujemo z ustreznimi nadzorniki.

Načrt upravljanja tveganj

Na projektu lahko gre marsikaj narobe. Medtem ko je napovedovanje vsake možne nesreče ali manjše kolcanje izziv, je mogoče napovedati veliko pasti. V načrtu za obvladovanje tveganj vodja projekta opredeli tveganja za projekt, verjetnost, da se bodo ti scenariji zgodili, in strategije za njihovo zmanjšanje. Za oblikovanje tega načrta vodja projektov poišče prispevek od sponzorja projekta, projektne skupine, deležnikov in notranjih strokovnjakov.

Uvedene so strategije za ublažitev tveganj, ki bodo verjetno nastala ali so z njimi visoki stroški. Tveganja, za katera verjetno ne bo, in tveganja z nizkimi stroški, so navedena v načrtu, čeprav nimajo strategij za ublažitev.

Načrt za komunikacije

Komunikacijski načrt opisuje, kako bo projekt sporočen različnim občinstvom. Tako kot strukturo razčlenitve dela načrt komunikacije pripisuje odgovornost za dokončanje vsake komponente članu projektne skupine.

V tem koraku je pomembno orisati, kako se bodo sporočila in reševala vprašanja v skupini in kako pogosto se bo komunikacija izvajala z ekipo ter deležniki ali šefom. Vsako sporočilo ima predvideno občinstvo. Komunikacijski načrt pomaga vodjem projektov zagotoviti, da prave informacije pridejo do pravih ljudi ob pravem času.

Načrt upravljanja zainteresiranih strani

Načrt upravljanja deležnikov določa, kako bodo zainteresirane strani uporabljene v projektu. Včasih morajo deležniki prejemati le informacije. Za to je mogoče poskrbeti v načrtu komunikacij. Če je potrebnih več zainteresiranih strani, načrt upravljanja deležnikov določa, kako se bo dosegel.

Načrt upravljanja sprememb

Načrt upravljanja sprememb določa okvir za spremembe v projektu. Čeprav se vodje projektov običajno želijo izogniti spremembam projekta, so včasih neizogibne. Načrt upravljanja sprememb vsebuje protokole in postopke za spreminjanje. Za odgovornost in preglednost je zelo pomembno, da sponzorji projektov, vodje projektov in člani projektne skupine sledijo načrtu upravljanja sprememb.